Zustimmungbeschluss für Geschäftsführungsmaßnahme

Mit dieser Vorlage können für beliebige Geschäftsführungsmaßnahmen die Zustimmung der Gesellschafter (oder des Beirats/Aufsichtsrats) eingeholt werden.

Beachte: Für die Zustimmung zu einem Vertragsabschluss haben wir eine Spezialvorlage vorbereitet.

Wann ist eine Zustimmung erforderlich?

In vielen Gesellschaftsverträgen oder Satzungen ist geregelt, dass die Geschäftsführung bestimmte Geschäfte nicht allein entscheiden darf, sondern hierfür die vorherige Zustimmung der Gesellschafter oder des Aufsichtsrats benötigt. Zustimmungsvorbehalte können auf zwei Wegen eingeführt werden:

• Im Gesellschaftsvertrag/in der Satzung: Als feste vertragliche Regelung
• Durch Gesellschafterbeschluss: Als allgemeine Weisung an die Geschäftsführung

Typische Beispiele für zustimmungsbedürftige Geschäfte sind:

• Größere Investitionen oder Anschaffungen ab einer bestimmten Wertgrenze
• Aufnahme oder Vergabe von Krediten
• Erwerb oder Veräußerung von Grundstücken
• Abschluss langfristiger Miet- oder Leasingverträge
• Erwerb oder Veräußerung von Beteiligungen
• Einstellung oder Entlassung leitender Angestellter
• Erteilung von Prokura oder Handlungsvollmacht

Prüfen Sie zunächst Ihren Gesellschaftsvertrag oder Ihre Satzung: Dort finden Sie einen sogenannten "Zustimmungskatalog", der auflistet, welche Geschäfte nicht ohne Zustimmung vorgenommen werden dürfen. Beachten Sie: Ein solcher Katalog ist in der Regel nicht abschließend – die Gesellschafter können durch Beschluss weitere Zustimmungsvorbehalte anordnen, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag schließt dies ausdrücklich aus.

Warum gibt es Zustimmungsvorbehalte?

Zustimmungsvorbehalte sind ein wichtiges Instrument der vorbeugenden Kontrolle. Sie ermöglichen es den Gesellschaftern oder dem Aufsichtsrat, bei wesentlichen Entscheidungen mitzuwirken und Maßnahmen der Geschäftsführung zu unterbinden, bevor diese vollzogen werden und möglicherweise nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Für die Geschäftsführung bedeutet dies: Sie bleibt zwar für die Geschäftsführung verantwortlich, teilt aber bei zustimmungspflichtigen Geschäften die Verantwortung mit dem zustimmenden Gremium.

Wichtig: Zustimmung VOR der Durchführung einholen

Wenn nicht ausdrücklich etwas anderes angeordnet ist, muss die Zustimmung vorab eingeholt werden – eine nachträgliche Genehmigung reicht grundsätzlich nicht aus. Dies wurde vom Bundesgerichtshof für Aktiengesellschaften ausdrücklich bestätigt und gilt im Grundsatz auch für GmbHs (BGH, Urteil vom 10.7.2018 – II ZR 24/17).

Hintergrund: Der präventive Kontrollzweck kann nur erfüllt werden, wenn das zustimmende Gremium die Möglichkeit hat, das Geschäft noch zu verhindern. Bei einer nachträglichen Genehmigung wären bereits Fakten geschaffen.

Wichtig für die Geschäftsführung: Werden Geschäfte ohne die erforderliche Zustimmung durchgeführt, verstößt dies gegen die internen Pflichten der Geschäftsführer und kann zu einer persönlichen Haftung führen, auch wenn das Geschäft im Außenverhältnis (gegenüber dem Vertragspartner) wirksam bleibt.

Nachträgliche Genehmigung ist dennoch möglich

Auch wenn die Zustimmung eigentlich vorab hätte eingeholt werden müssen, können die Gesellschafter ein bereits vorgenommenes Geschäft nachträglich genehmigen. Diese Genehmigung beseitigt Zweifel an der Wirksamkeit des Geschäfts.

Aber Achtung: Eine nachträgliche Genehmigung bedeutet nicht automatisch, dass auf Sanktionen gegen die Geschäftsführung verzichtet wird. Nur wenn die Gesellschafter das Geschäft ohne jeden ausdrücklichen oder stillschweigenden Vorbehalt oder Tadel genehmigen, liegt darin im Zweifel auch ein Verzicht auf eine Sanktionierung des pflichtwidrigen Vorgehens.

Form der Zustimmung

Die Zustimmung muss durch einen förmlichen Beschluss des zuständigen Gremiums erteilt werden:

• Bei Gesellschafterbeschlüssen: Beschluss der Gesellschafterversammlung (GmbH, Personengesellschaften)
• Bei Aufsichtsratsbeschlüssen: Beschluss des gesamten Aufsichtsrats (AG, mitbestimmte GmbH)

Eine einfache Zustimmung durch den Vorsitzenden oder einzelne Mitglieder reicht nicht aus, es sei denn, die Entscheidung wurde ausdrücklich an einen Ausschuss delegiert.

Zustimmung berechtigt, verpflichtet aber nicht zwingend

Eine wichtige Klarstellung: Die Einholung und Erteilung der Zustimmung berechtigt die Geschäftsführung zur Vornahme der Maßnahme. Im Gegensatz zu einem Weißungsbeschluss verpflichtet ein Zustimmungsbeschluss die Geschäftsführung aber nicht automatisch zur Vornahme der Maßnahme. Die Geschäftsführung kann nach Erteilung der Zustimmung immer noch entscheiden, das Geschäft nicht durchzuführen, wenn sich die Umstände ändern oder sie es aus anderen Gründen für nicht mehr sinnvoll hält.

Allerdings kann sich aus dem Zustimmungsbeschluss ausdrücklich oder stillschweigend ergeben, dass die Gesellschafter die Geschäftsführung zur Durchführung der Maßnahme anweisen. In diesem Fall wäre die Geschäftsführung verpflichtet, das Geschäft auch durchzuführen.

Besonderheiten bei verschiedenen Rechtsformen

GmbH und Personengesellschaften

Bei der GmbH liegt die oberste Entscheidungskompetenz bei der Gesellschafterversammlung. Zustimmungsvorbehalte zugunsten der Gesellschafter sind daher besonders üblich. Die Gesellschafterversammlung kann ihre Zustimmung grundsätzlich mit einfacher Mehrheit erteilen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Bei mitbestimmten GmbHs mit Aufsichtsrat können Zustimmungsvorbehalte auch zugunsten des Aufsichtsrats vereinbart werden. Hier ist zu beachten: Sollte der Aufsichtsrat die Zustimmung verweigern, kann die Gesellschafterversammlung die Zustimmung ersetzen – bei der GmbH mit einfacher Mehrheit (anders als bei der AG, wo eine Dreiviertelmehrheit erforderlich ist).

Wichtig für die GmbH: Die im Aktienrecht entwickelten strengen Grundsätze zur Bestimmtheit von Zustimmungsvorbehalten lassen sich nicht auf die GmbH übertragen. Bei der GmbH sind die Gesellschafter in der Gestaltung ihrer Zustimmungsvorbehalte freier, allerdings sollte der Katalog aus praktischen Gründen nicht zu unbestimmt oder zu engmaschig sein.

Aktiengesellschaft

Bei der AG ist der Vorstand eigenverantwortlich für die Geschäftsführung zuständig. Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats sind jedoch zwingend vorzusehen. Verweigert der Aufsichtsrat die Zustimmung, kann der Vorstand einen Beschluss der Hauptversammlung herbeiführen, der jedoch eine Dreiviertelmehrheit erfordert.

Praktische Hinweise für Gremienmitglieder

Für die Geschäftsführung/den Vorstand:

• Prüfen Sie frühzeitig, ob für ein geplantes Geschäft eine Zustimmung erforderlich ist
• Sie dürfen und sollen Maßnahmen vorbereiten, auch wenn Sie für die Durchführung die Zustimmung der Gesellschafter benötigen – das ist Ihr Recht und Ihre Pflicht im Interesse der Gesellschaft
• Vorbereitungs- und Sondierungsmaßnahmen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn sie eine fundierte Beurteilung durch die Gesellschafter ermöglichen sollen
• Aber Vorsicht: Aufwändige und kostenintensive Vorbereitungen können pflichtwidrig sein, wenn Sie mit einer Verweigerung der Zustimmung rechnen müssen – in solchen Fällen holen Sie die Zustimmung besser schon für vorbereitende Maßnahmen ein
• Der richtige Zeitpunkt für die Zustimmungseinholung lässt sich nicht pauschal festlegen – wägen Sie ab zwischen sinnvoller Vorbereitung und rechtzeitiger Einbindung der Gesellschafter
• Bereiten Sie alle relevanten Informationen auf, damit das zustimmende Gremium eine fundierte Entscheidung treffen kann
• Planen Sie ausreichend Zeit für das Zustimmungsverfahren ein
• Dokumentieren Sie die erteilte Zustimmung sorgfältig
• Beachten Sie: Auch mit Zustimmung bleiben Sie für das Geschäft verantwortlich und können unter Umständen haften
• In akuten Notfällen zur Abwehr einer unmittelbaren Gefahr kann ein Handeln ohne vorherige Zustimmung ausnahmsweise gerechtfertigt sein – holen Sie aber auch dann die Genehmigung schnellstmöglich nach

Für Gesellschafter/Aufsichtsratsmitglieder:

• Fordern Sie alle notwendigen Informationen von der Geschäftsführung an, um eine informierte Entscheidung treffen zu können
• Prüfen Sie, ob das Geschäft im Interesse der Gesellschaft liegt
• Bedenken Sie: Mit Ihrer Zustimmung übernehmen Sie eine Mitverantwortung für das Geschäft
• Sie können durch Gesellschafterbeschluss jederzeit neue Zustimmungsvorbehalte einführen (sofern der Gesellschaftsvertrag dies nicht ausschließt)
• Sie können auch einzelne Geschäfte für zustimmungsfrei erklären, selbst wenn sie eigentlich unter einen Zustimmungsvorbehalt fallen würden
• Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung und die zugrunde liegenden Erwägungen
• Bei Zweifeln: Holen Sie fachlichen Rat ein oder fordern Sie weitere Informationen an
• Wenn Sie nachträglich genehmigen und keine Sanktionen gegen die Geschäftsführung verhängen wollen, sollten Sie dies deutlich machen

Grenzen von Zustimmungsvorbehalten

Nicht alles kann an die Zustimmung der Gesellschafter geknüpft werden. Zustimmungsvorbehalte sind unzulässig, soweit sie in den unentziehbaren Kernbereich der Geschäftsführungszuständigkeit eingreifen.

Beispiel: Die Stellung eines Insolvenzantrags bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung darf nicht an die Zustimmung der Gesellschafter geknüpft werden – hier besteht eine zwingende gesetzliche Pflicht der Geschäftsführung.

Allerdings können Handlungsspielräume innerhalb der Geschäftsführungszuständigkeit durchaus Zustimmungsvorbehalten unterworfen werden, zum Beispiel:

• Die Ausübung von Bilanzierungsspielräumen
• Die (nicht zwingend vorgeschriebene) Insolvenzantragstellung bei drohender Zahlungsunfähigkeit
• Die Restrukturierungsanzeige nach dem Stabilisierungs- und Restrukturierungsgesetz (StaRUG)

Informationspflichten auch ohne Zustimmungsvorbehalt

Wichtig: Auch wenn für bestimmte Geschäftsführungsmaßnahmen keine Zustimmungspflicht besteht, kann im Einzelfall eine Pflicht zur Information der Gesellschafter bestehen. Insbesondere gilt:

• Bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals besteht eine gesetzliche Informationspflicht (§ 49 Abs. 3 GmbHG)
• Maßnahmen zur Beseitigung einer Existenzgefährdung sind den Gesellschaftern mindestens zur Information und gegebenenfalls auch zur Zustimmung vorzulegen

Änderungen gegenüber der ursprünglichen Planung

Wichtig: Wenn sich die Umstände nach erteilter Zustimmung wesentlich ändern (z.B. erhebliche Kostensteigerungen, grundlegend geänderte Konzeption), muss die Geschäftsführung eine erneute Zustimmung einholen. Die ursprüngliche Zustimmung deckt die geänderte Situation dann nicht mehr ab.

Befreiung von § 181 BGB

Die Vorlage enthält vorsorglich eine Klausel zur Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB (Verbot des Insichgeschäfts). Diese ist erforderlich, wenn die Geschäftsführung sowohl für die eigene Gesellschaft als auch für die Vertragspartnerseite handelt (z.B. bei Geschäften zwischen verbundenen Unternehmen).