Beschlussfassung für GmbH-Gesellschafter (Deutschland)
Gesellschafterbeschluss
digital per
Umlaufbeschluss oder Gesellschafterversammlung
Haftungsrisiken vermeiden - Revisionssicher dokumentierte Gesellschafterbeschlüsse von Resolvio reduzieren Haftungsrisiken
Rechtssicher - Softwaregestützte Einhaltung von rechtlichen Formalien und Dokumentation nach GmbHG
Auf einen Blick - Alle Gesellschafterbeschlüsse an einem Platz
Gesellschafterbeschlüsse fassen in der GmbH
Wie wollen Sie Ihren Gesellschafterbeschluss fassen?
Als Umlaufbeschluss
Als GmbH-Gesellschafter innerhalb einer bestimmten Stimmfrist über einen Gesellschafterbeschluss abstimmen
In einer Gesellschafterversammlung
Als GmbH-Gesellschafterbeschlüsse in einer Versammlung fassen - vor Ort oder virtuell
GmbH-Gesellschafter namhafter Unternehmen vertrauen auf Resolvio
Speziell für GmbH-Recht entwickelt
Rechtliche Anforderungen an den Umlaufbeschluss
Resolvio erfüllt alle rechtlichen Anforderungen für einen Umlaufbeschluss der Gesellschafter in einer GmbH.
Grundlegende Voraussetzungen
Eine Abstimmung im Umlaufbeschluss-Verfahren ist grundsätzlich für Beschlussgegenstände aller Art zulässig. Hierzu zählen auch Satzungsänderungen (§ 53 GmbHG) oder Beschlussfassungen infolge eines Einberufungsverlangens (§ 49 Abs. 2 GmbHG) oder Auflösungsbeschlüsse.
Allein in wenigen Ausnahmefällen ist das Umlaufverfahren gesetzlich ausgeschlossen, z.B. bei Beschlussfassungen im Rahmen eines Umwandlungsvorgangs. In diesem Fällen ist eine Gesellschafterversammlung die alleinige Option für eine Beschlussfassung.
Im Gesellschaftsvertrag können abweichende Regelungen zu den Voraussetzungen und zur Durchführung des Umlaufbeschlusses getroffen werden. Diese sind dann statt der gesetzlichen Regelungen zwingend zu beachten.
Beispielsweise kann im Gesellschaftsvertrag geregelt werden, dass digitale Umlaufbeschlüsse über die Resolvio-Plattform zulässig ist, ohne dass bei jeder Abstimmung das Einverständnis aller Gesellschafter erneut abgefragt werden muss.
Einleitung des Umlaufverfahrens
Bei der GmbH ist
- jeder einzelne Geschäftsführer sowie
- jeder Gesellschafter
Anders als bei der Einberufung zur Gesellschafterversammlung, kommt es für das Initiativrecht der Gesellschafter im Umlaufverfahren nicht auf eine Mindestkapitalbeteiligung an.
Die Bestimmung einer Stimmfrist bei der Einleitung des Umlaufverfahrens ist kein zwingendes gesetzliches Erfordernis für die Wirksamkeit des Umlaufbeschlusses.
Es wird jedoch allgemein als ratsam angesehen, eine Stimmfrist zu definieren, um einerseits eine zeitnahe Beschlussfassung zu gewährleisten und andererseits Rechtsunsicherheiten zur Bindung an den Beschlussantrag zu vermeiden.
Die Stimmfrist ist von dem Geschäftsführer bzw. Gesellschafter, der den Beschlussantrag zur Abstimmung vorlegt, festzulegen und sollte angemessen bemessen sein. Als Orientierungswert für eine Mindestfrist wird eine Woche angesehen.
Der Abstimmungsleiter hat bei der Fassung von Gesellschafterbeschlüssen im Umlaufverfahren eine zentrale Rolle, denn er hat die Stimmabgaben der Gesellschafter entgegenzunehmen, auszuwerten und das Abstimmungsergebnis festzustellen. Ohne die Feststellung des Beschlussergebnisses durch den Abstimmungsleiter werden Gesellschafterbeschlüsse nach der Rechtsprechung regelmäßig nicht wirksam.
Der Geschäftsführer kann dabei stets Abstimmungsleiter sein. Eine andere Person kann wirksam nur dann die Abstimmungsleitung übernehmen, wenn die Gesellschafter mehrheitlich hierzu ihre Zustimmung gegeben haben oder die Aufgabe des Abstimmungsleiters dieser Person im Gesellschaftsvertrag übertragen worden ist.
Um über die Zuständigkeit des Abstimmungsleiters Rechtssicherheit zu erlangen, ist es empfehlenswert, die Person des Abstimmungsleiters zusammen mit dem Beschlussantrag und der Aufforderung zur Stimmabgabe zu benennen und zugleich die Zustimmung aller Gesellschafter hierzu abzufragen.
Durchführung des Umlaufverfahrens
Sofern keine abweichenden Regelungen im Gesellschaftsvertrag enthalten sind, ist eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren zulässig, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:
- Einverständnis in der Sache: Entweder müssen alle Gesellschafter mit einer positiven Stimmabgabe für den Beschlussantrag gestimmt haben.
- Einverständnis im Verfahren: Oder es müssen alle Gesellschafter ihr Einverständnis mit der Abstimmung im Umlaufverfahren erklärt haben.
Damit eine Stimmabgabe wirksam ist und bei der Auszählung des Abstimmungsergebnisses berücksichtigt werden kann, ist es erforderlich, dass aus der Stimmabgabe ein entsprechender Bindungswille ersichtlich wird. Die Erklärung des GmbH-Gesellschafters darf nicht als vorläufige Meinungsäußerung oder sonstige Bekundung aufzufassen sein. Ein Bindungswille kann insbesondere bei der Nutzung von Messenger-Diensten wie Whats-App zweifelhaft sein.
Danben ist für die Wirksamkeit der Stimmabgaben der GmbH-Gesellschafter erforderlich, dass der Erklärungsinhalt ausreichend bestimmt ist. Wenn allen Beteiligten klar ist, worum es geht, kann die Erklärung „Dafür“ bereits ausreichen. Empfehlenswert ist daher, bei der Stimmabgabe den Beschlussantrag ausdrücklich in Bezug zu nehmen oder anderweitig konkret zu beschreiben.
Jede Stimmabgabe muss der empfangszuständigen Person zugehen, damit sie wirksam wird. Die empfangszuständige Person ist der Abstimmungsleiter (siehe oben).
Solange die jeweilige Gesellschafter-Stimmabgabe nicht durch den richtigen Abstimmungsleiter entgegengenommen worden ist, kann sie jederzeit widerrufen werden. Bis zu diesem Zeitpunkt kann von einer verbindlichen Beschlussfassung noch nicht gesprochen werden.
Für die Abstimmung im Umlaufverfahren ist die Textform vorgeschrieben. Das Textformerfordernis bedingt nicht die eigenhändige Unterzeichnung durch die Gesellschafter. Vielmehr ist eine lesbare Erklärung des Gesellschafters ausreichend, die den Erklärenden erkennen lässt.
Abschluss des Umlaufverfahrens
Bei der Auszählung der Stimmen sind folgende Punkte zu beachten:
Wer hat vieviel Stimmen in der GmbH: Grundsätzlich gilt, dass jedem Gesellschafter der GmbH je 1 Euro des Nennwertes seiner Geschäftsanteile eine Stimme zusteht (z.B.: Ein Gesellschafter hat 1 Geschäftsanteil mit einem Nennwert von 1.000 €. D.h. er hat 1.000 Stimmen).
Diese gesetzliche Regelung der Stimmkraft kann durch Satzungsbestimmung abgeändert werden.
Form- und fristgerecht abgegebene Stimmen: Es dürfen nur solche Stimmen mitgezählt werden, die innerhalb der Stimmfrist beim Abstimmungsleiter zugegangen sind und der Textform genügen (ohne einer abweichend in der Satzung festgelegten Form)
Stimmverbot: Für vier typische Konfliktfälle zwischen Eigeninteresse des Gesellschafters und Gesellschaftsinteresse sieht das Gesetz einen Stimmrechtsausschluss des betroffenen Gesellschafters vor (1. Entlastung eines Gesellschafters, 2. Befreiung eines Gesellschafters von einer Verbindlichkeit, 3. Vornahme eines Rechtsgeschäfts gegenüber einem Gesellschafter sowie 4. Einleitung oder Erledigung eines Rechtstreits gegen einen Gesellschafter.)
Treuepflicht: Der Gesellschafter hat auch sein Abstimmungsverhalten an der Treuepflicht auszurichten. Je näher der Beschlussinhalt zu der Erfüllung der Aufgaben der Gesellschaft steht (Zweckverfolgungsnähe), desto mehr muss der Gesellschafter dem Gesellschaftsinteresse Vorrang vor seinem Eigeninteresse einräumen. Eine Verletzung der Treuepflicht stellt es beispielsweise dar, einem Geschäftsführer trotz pflichtwidrigen Verhaltens Entlastung zu erteilen oder einen Abschlussprüfer abzuberufen und ihn durch einen anderen zu ersetzen, der bereit ist, einen nichtigen Jahresabschluss zu testieren.
Für die Beschlussfeststellung ist der Abstimmungsleiter zuständig (siehe oben).
Das vom Abstimmungsleiter festgestellte Abstimmungsergebnis ist jedem einzelnen in der Gesellschafter gelisteten GmbH-Gesellschaftern unverzüglich mitzuteilen. Ohne die Verkündung an alle Gesellschafter kommt ein Beschluss im Umlaufverfahren nicht zustande.
Die Mitteilung des Abstimmungsergebnisses kann in Textform erfolgen.
Aufgabe des Abstimmungsleiters ist es, den Hergang des Umlaufverfahrens und sämtliche Beschlussergebnisse schriftlich festzuhalten. Diese Protokollpflicht kann er entweder selbst erfüllen oder diese Aufgabe an einen Dritten übertragen. Selbstverständlich ist es auch möglich, sich einer Software zu bedienen, die den Abstimmungsleiter bei der Protokollierung unterstützt.
Die Protokollierung ist für die Gesellschafterversammlung nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert.
Bei einer Ein-Personen-GmbH ist es sogar gesetzlich zwingend vorgeschrieben, dass unverzüglich nach der Beschlussfassung im Umlaufverfahren eine Niederschrift aufzunehmen und zu unterschreiben ist.
Zu den wesentlichen Punkten, die in der Protokollierung festgehalten werden sollten, zählen:Einleitung des Umlaufverfahrens: Beschlussanträge, Stimmfrist, Datum und Uhrzeit von Versendung und Zugang bei Gesellschafter, Initiator, ggf. Person des vorgeschlagenen Abstimmungsleiters
Stimmabgaben: Inhalt, Datum und Uhrzeit von Versendung und Zugang, Urheber (einschließlich Identitätsnachweise)
Feststellung des Abstimmungsergebnisses: Inhalt, Datum und Uhrzeit, Urheber (einschließlich Identitätsnachweise)
Verkündung des Abstimmungsergebnisses: Inhalt, Datum und Uhrzeit von Versendung und Zugang bei Gesellschafter
Für die Dokumentation von Umlaufbeschlüssen gilt eine dauerhafte Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet, dass die Beschluss-Sammlung der GmbH und damit sämtliche Beschlussprotokolle eine weitergehende Aufbewahrungspflicht trifft als die üblichen Aufbewahrungsfristen für sonstige Geschäftsunterlagen, für die eine Aufbewahrungsfrist von "nur 10 Jahren" gilt.
Neben der bloßen Aufbewahrung ist ein rascher Zugriff mit einer Volltextsuche empfehlenswert, um länger zurückliegende Entscheidungsinhalte im Bedarfsfall schnell aufrufen und anwenden zu können
Speziell für GmbH-Recht entwickelt
Rechtlichen Anforderungen an die Gesellschafterversammlung
Mit Resolvio können Sie Gesellschafterversammlung in der GmbH so einfach und rechtssicher durchführen, wie noch nie - virtuell oder ganz normal in Präsenz vor Ort durchführen
Arten von Gesellschafterversammlungen
Wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, spricht man von einer Vollversammlung (auch "Universalversammlung"):
- Alle anwesend: Alle Gesellschafter sind anwesend oder werden wirksam vertreten.
- Alle einverstanden: Alle Gesellschafter sind mit der Abhaltung der Gesellschafterversammlung trotz etwaiger Verstöße gegen Form- und Fristvorschriften bei der Einberufung und der Ankündigung der Tagesordnung einverstanden.
Liegt eine Vollversammlung vor, sind alle Beschlüsse der Gesellschafterversammlungen auch dann wirksam, wenn Einladungsfehler vorliegen. Beispielsweise ist bei einer Vollversammlung unbeachtlich, ob eine unbefugte Person zur Gesellschafterversammlung eingeladen hat, ob die vorgeschriebene Form für ein Einladungsschreiben eingehalten wurde oder ob die Mindestladungsfrist gewahrt worden ist. Als Vollversammlung sind daher auch spontan angesetzte Gesellschafterversammlungen jederzeit möglich.
Bei der Frage, ob ein Gesellschafter anwesend ist, kommt es nicht darauf an, ob der Gesellschafter in Präsenz oder in einer virtuellen Versammlung anwesend ist. Entscheidend ist, dass sich alle Gesellschafter gleichzeitig austauschen können (Synchronität).
Unter einer virtuellen Gesellschafterversammlung wird eine eine Gesellschafterversammlung als Videokonferenz oder Telefonkonferenz verstanden. Sie wurde gesetzlich seit dem 01.08.2022 zugelassen. Zuvor waren virtuelle Gesellschafterversammlungen nur bei entsprechender Satzungsbestimmung zulässig.
Wenn im Gesellschaftsvertrag der GmbH die virtuelle Versammlung nicht generell zugelassen wird, ist für ihre Zulässigkeit stets eine Zustimmungserklärung aller Gesellschafter in Textform notwendig.
Für die Nutzung einer bestimmten Videokonferenzsoftware gibt es keine Vorgaben, solange die Software ein allseitiges Sehen, Sprechen und Hören ermöglicht und die (kostenfreie) Nutzung durch alle Gesellschafter gewährleistet ist. Beliebte Videokonferenz-Tools sind hierfür beispielsweise Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder Cisco WebEx. Bei der Einladung ist darauf zu achten, dass neben dem Termin die Informationen für die Teilnahme enthalten sind (Nennung der Videokonferenz-Software und Einwahldaten).
Von einer hybriden Versammlung spricht man, wenn verschiedene Abstimmungsmodi kombiniert werden.
Audiovisuelle Zuschaltung: Eine Hybrid-Versammlung, bei der ein Teil des Gesellschafterkreises an einem Versammlungsort körperlich anwesend ist, wohingegen die übrigen Gesellschafter per Telefon oder Videokommunikation zugeschaltet sind (sog. "audiovisuelle Zuschaltung"), ist bereits auf dem Boden der gesetzlichen Regeln zulässig. Analog zur virtuellen Versammlung ist für die Abhaltung einer hybriden Versammlung die Zustimmung aller Gesellschafter erforderlich. In vielen Satzungen werden hierzu jedoch auch zusätzlich Regelungen getroffen.
Dagegen gilt eines sogenannte kombinierte Beschlussfassung, bei der nicht erschienene Gesellschafter nachträglich per Briefwahl an der Abstimmung teilnehmen können, als nicht zulässig. Etwas anderes gilt nur dann, wenn eine Versammlung mit kombinierter Briefwahl ausdrücklich in der Satzung zugelassen worden ist.
Einberufung
Bei der GmbH ist grundsätzlich jeder Geschäftsführer befugt, Termine für Gesellschafterversammlung zu bestimmen und hierzu einzuladen.
Der Geschäftsführer kann Angestellte oder Dritte (z.B. einen Rechtsanwalt) bevollmächtigen, die Einberufung für ihn durchzuführen. In diesem Fall muss aus dem Einladungsschreiben jedoch trotzdem hervorgehen, dass die Einberufung im Auftrag des Geschäftsführers erfolgt.
Ein reiner Gesellschafter kann dagegen nur im Ausnahmefall eine Gesellschafterversammlung einberufen, nämlich wenn der Geschäftsführer trotz eines berechtigten Einberufungsverlangen von einem oder mehreren Gesellschaftern mit zumindest 10 % Kapitalanteil keine entsprechende Versammlung ansetzt.
Im Gesellschaftsvertrag kann das Einberufungsrecht erweitert werden. Es kann z.B. festgelegt werden, dass auch ein fakultativer Aufsichtsrat oder Beirat zu Gesellschafterversammlungen einladen darf.
Bei einer mitbestimmten GmbH, bei der ein Pflicht-Aufsichtsrat besteht, ist der Aufsichtsrat neben dem Geschäftsführer von Gesetzes wegen berechtigt, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, "wenn das Wohl der Gesellschaft es fordert".
Gesellschafterbeschlüsse, die auf einer Versammlung gefasst worden sind, zu der eine hierfür unbefugte Person geladen hat, sind nichtig (außer es liegen die Voraussetzungen einer Vollversammlung vor, siehe oben).
Die Ladung zur Gesellschafterversammlung muss an alle Gesellschafter adressiert werden, auch an solche Gesellschafter, die bei einzelnen oder allen Beschlussgegenständen vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. Maßgeblich sind dabei grundsätzlich die Personenangaben in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste.
Maßgeblich ist die vm Gesellschafter zuletzt mitgeteilte Adresse.
Wenn sich aus dem Gesellschaftsvertrag nichts Abweichendes ergibt, müssen folgende Punkte im Einladungsschreiben enthalten sein.
Bezeichnung der GmbH: Es muss eindeutig aus dem Schreiben hervor gehen, für welche GmbH eine Gesellschafterversammlung abgehalten werden soll. Empfehlenswert ist es hier, zumindest die Firma der GmbH und den im Handelsregister eingetragenen Satzungssitz anzugeben.
Ort, Datum und Uhrzeit der Gesellschafterversammlung
Tagesordnung der Versammlung
Angabe zur einberufenden Person: Erkennbarkeit der einberufenden Person und deren Funktion (z.B. "Peter Müller, Geschäftsführer")
Die gesetzliche Mindestfrist für die Einberufung der Gesellschafterversammlung beträgt eine Woche. Eine Verkürzung dieser Frist durch Satzung ist unwirksam. In vielen Gesellschaftsverträgen findet sich jedoch eine längere Einladungsfrist (häufig: 2 Wochen).
Ohne an dieser Stelle die Details darzulegen zu können, folgender Hinweis: Für die Fristberechnung ist es wichtig zu wissen, dass die Rechtsprechung zu der Woche noch die "typische Postlaufzeit" hinzurechnet. Fällt das Fristende auf einen Sams-, Sonn- oder Feiertag, führt dies zusätzlich zu einer Verlängerung der Einladungsfrist auf den nächsten Werktag. Die Gesellschafterversammlung kann zudem frühestens am Folgetag des Fristablaufs stattfinden. Dies führt in vielen Fällen brutto zu einer deutlich längeren Mindestfrist als der im Gesetz erwähnten Woche.
Die GmbH-Satzung kann die Regeln der Fristberechnung abweichend festlegen, solange dies nicht zu einer Unterschreitung der gesetzlichen Mindestfrist führt.
Wird eine GmbH-Gesellschafterversammlung mit einer zu kurzen Frist einberufen, führt dies zur Anfechtbarkeit aller auf der Versammlung gefassten Beschlüsse, außer es liegen die Voraussetzung einer Vollversammlung vor.
In vielen modernen GmbH-Satzungen sind Einladungen per Email ausdrücklich zugelassen. Wenn eine solche Bestimmung im Gesellschaftsvertrag fehlt, gelten jedoch die gesetzlichen Formvorschriften für die Einladungsschreiben.
Hiernach hat eine Einladung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH per Einschreiben zu erfolgen. Zulässig sind sowohl Einwurf-Einschreiben als auch Einschreiben mit Rückschein.
Außerdem ist nach der Rechtsprechung auch eine Unterzeichnung der einberufenden Person erforderlich.
Werden die Formvorschriften nicht erfüllt, sind alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse entsprechend § 241 Nr. 1 AktG nichtig.
Bis die Gesellschafterversammlung begonnen hat, kann der Termin zur Gesellschafterversammlung kann nach der Einberufung geändert oder auch ganz abgesagt werden.
Zuständig ist hierfür die gleiche Person, die einberufungsbefugt ist (siehe oben, also in der Regel der Geschäftsführer).
Für die Absagebenachrichtigung ist keine Form einzuhalten.
Erfolgt die Absage schuldhaft verzögert, können die Gesellschafter etwaige Schäden (Anreisekosten, Hotel, Verdienstausfall) von der Gesellschaft als Schadenersatz verlangen.
Sobald die Gesellschafterversammlung begonnen hat, ist ein vorzeitiger Abbruch der Versammlung nur mit dem Einverständnis der anwesenden Gesellschafter möglich.
Organisation und Ablauf der Gesellschafterversammlung
Der Versammlungsleiter ist in der Regel dazu verpflichtet, eine die anwesenden Personen durch die Führung einer Anwesenheitsliste/Teilnehmerverzeichnis zu dokumentieren.
Die Erstellung einer solchen Liste ist zudem aus Gründen der Rechtssicherheit dringend zu empfehlen. Denn ohne eine Anwesenheitsdokumentation kann der Nachweis der Erfüllung notwendiger Mehrheitserfordernisse oft nicht erbracht werden.
Außerdem ist die Anwesenheitsliste wichtig, wenn die Erleichterungen einer Vollversammlung in Anspruch genommen werden sollen.
Jeder in der Gesellschafterliste eingetragene Gesellschafter hat Recht auf Teilnahme an Gesellschafterversammlung. Dies gilt selbst für solche Gesellschafter, die kein Stimmrecht haben.
Mitberechtigte: Wenn mehrere Personen an einem GmbH-Geschäftsanteil mitberechtigt sind (z.B. als Erbengemeinschaft oder als Bruchteilsgemeinschaft), haben sämtlich Mitberechtigte ein Teilnahmerecht, sofern die Satzung die Teilnahme nicht auf einen gemeinsamen Vertreter beschränkt.
Bei Tod eines Gesellschafter besteht das Teilnahmerecht der Erben erst mit Aufnahme in eine neue Gesellschafterliste; die bloße Vorlage eines Erbscheins genügt nicht.
Juristische Personen: Das Teilnahmerecht von juristischen Personen, die als Gesellschafter in die Gesellschafterliste eingetragen sind, wird durch ihre organschaftlichen Vertreter (Geschäftsführer bzw. Vorstand) wahrgenommen.
Geschäftsführer, Aufsichtsratsmitglieder, Beiratsmitglieder haben kein Teilnahmerecht, außer sie werden (stillschweigend) von den Gesellschaftern zur Teilnahme zugelassen oder haben ein Teilnahmerecht aufgrund Satzung. Dagegen haben Geschäftsführer und Aufsichtsrat bei einer mitbestimmten GmbH aufgrund der dann anwendbaren aktienrechtlichen Bestimmungen stets ein eigenes Teilnahmerecht.
Sonstige Personen haben in der Regel nur ein Teilnahmerecht, wenn sie zur Teilnahme aufgrund von Gesellschafterbeschluss zugelassen worden sind. Bei rechtlich besonders anspruchsvollen Beschlussthemen ist jedoch anerkannt, dass einzelne Gesellschafter sich von einem zur Berufsverschwiegenheit verschwiegenen Berater (meist Rechtsanwalt oder Steuerberater) begleiten lassen dürfen, ohne dass hierfür ein Zulassungsbeschluss erforderlich ist.
Versammlungsleiter ist die Person, die die anwesenden Gesellschafter durch die Tagesordnung der Gesellschafterversammlung leitet. Wer Versammlungsleiter ist, wird häufig durch die GmbH-Satzung festgelegt. Wenn eine Bestimmung hierzu fehlt, kann der Versammlungsleiter mit einfacher Stimmmehrheit zu Beginn der Versammlung gewählt werden.
Seine Aufgabe ist es,
- die Versammlung zu eröffnen und die notwendigen Feststellungen zur Anwesenheit, Beschlussfähigkeit usw. zu treffen sowie
- die Tagesordnungspunkte Punkt für Punkt aufzurufen, die Beschlussanträge zur Abstimmung zu stellen und das jeweilige Abstimmungsergebnis zu ermitteln und förmlich festzustellen.
Die Rolle des Versammlungsleiters ist für das rechtssichere Zustandekommen von Beschlüssen von besonderer Bedeutung, denn festgestellte Beschlüsse gelten als vorläufig verbindlich. Sie können dann nur innerhalb der Anfechtungsfrist (in der Regel 1 Monat) durch eine gerichtliche Anfechtungsklage für nichtig erklärt werden. Nach Ablauf der Anfechtungsfrist gelten vom Versammlungsleiter festgestellte Beschlüsse sogar als dauerhaft bestandskräftig, wenn nicht ausnahmsweise Nichtigkeitsgründe vorliegen.
Die Protokollführung gehört zu den Pflichten des Versammlungsleiters, die dieser jedoch an einen Dritten übertragen kann. Alternativ können die Gesellschafter auch selbst eine weitere Person als Protokollführer per Beschluss bestimmten.
Der Protokollführer muss nicht zwingend ein Gesellschafter oder Geschäftsführer sein. Er kann auch ein Dritter (z.B. ein Rechtsanwalt) sein.
Zu den Inhalten des Protokoll siehe unten.
Sofern im Gesellschaftervertrag keine Regelung zur Beschlussfähigkeit getroffen worden ist, ist eine Gesellschafterversammlung einer GmbH immer beschlussfähig, egal wie viele Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung erscheinen. Erscheint z.B. nur ein einziger Minderheitsgesellschaft, kann dieser mit 100 % der stimmen Gesellschafterbeschlüsse fassen.
Bei den meisten modernen GmbH-Satzungen findet sich jedoch eine Regelung, die Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit aufstellt. Gängig sind Beschlussfähigkeitsbestimmungen, die
- eine Mindesthöhe des vertretenen Stammkapitals
- oder eine Mindestanzahl der erschienen Gesellschafter
Der Verstoß gegen satzungsmäßige Beschlussfähigkeitsbestimmungen macht die auf der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar.
Häufig finden sich in GmbH-Satzungen auch Regeln zu einer sogenannten "Folgeversammlung". Hiernach kann bei Nichterreichen des Quorums die nächste Gesellschafterversammlung (Folgeversammlung) über die gleichen Tagesordnungspunkte ohne oder mit geringerem Quorum entscheiden kann. Durch diese Regelung soll verhindert werden, dass einzelne Gesellschafter durch ihr einfaches Fernbleiben von der Versammlung dauerhaft Entscheidungen in der GmbH blockieren können.
In der Regel gibt der Versammlungsleiter zu Beginn der Versammlung die angekündigte Tagesordnungspunkte noch einmal bekannt und ruft dann einen nach dem anderen Tagesordnungspunkt auf.
Dem Versammlungsleiter steht ist zudem frei, die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte umzustellen, wenn ihm dies zweckmäßig erscheint.
Wenn die Tagesordnung inhaltlich geändert werden soll, ist dies nur möglich, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und sich mit der geänderten Tagesordnung einverstanden erklären (Vollversammlung, siehe oben). Dem Versammlungsleiter ist es von sich aus dagegen untersagt, die Behandlung einzelner Tagesordnungspunkte zu verhindern, neue Tagesordnungspunkte hinzuzunehmen oder anderweitige inhaltliche Einschränkungen oder Erweiterungen bei den Tagesordnungspunkten vorzunehmen.
Abstimmung
Jeder anwesende oder vertretene Gesellschafter ist berechtigt, Beschlussanträge zu stellen. Mit Anträgen von nicht erschienenen Gesellschaftern, für die auch kein Bevollmächtigter auftritt, muss sich die Gesellschafterversammlung dagegen nicht befassen.
Die Gesellschafterversammlung ist grundsätzlich verpflichtet, über jeden zulässig gestellten Beschlussantrag abzustimmen. Eine Ausnahme hiervon gilt nur, wenn der Antrag durch eine andere Abstimmung bereits inhaltlich miterledigt worden ist.
Wenn in der Satzung zur Abstimmungsvorgang keine Vorschriften enthalten sind, können die zu der Versammlung erschienen Gesellschafter durch Beschluss über den Abstimmungsmodus entscheiden.
Wenn ein solcher Beschluss nicht getroffen wird, entscheidet der Versammlungsleiter. Es stehen alle denkbaren Arten zur Auswahl, die eine zweifelsfreie Ergebnisfeststellung zulassen:
- Handheben,
- mündliche Kundgabe (Zuruf),
- Nutzung einer Abstimmungssoftware wie Resolvio,
- Aufstehen von den Plätzen,
- Stimmkarten.
Über jeden Beschlussantrag ist in der Regel einzeln abgestimmt, wenn nichts anderes im Gesellschaftsvertrag geregelt ist.
Geheime Stimmabgabe ist nur zulässig, wenn sichergestellt ist, dass sich nur Stimmberechtigte an Abstimmung beteiligen. Ein Anspruch auf eine geheime Abstimmung hat der einzelne Gesellschafter nicht (außer es besteht eine entsprechende Satzungsregelung bzw. die Gesellschaftermehrheit hat die geheime Abstimmung in der Versammlung beschlossen.
Grundsätzlich genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Danach muss zum Beschlussantrag mindestens eine Dafür-Stimme mehr abgegeben werden als Dagegen-Stimmen. Enthaltungen zählen nicht mit.
Wird Mehrheit nicht erreicht, also auch bei Stimmengleichheit, gilt Antrag als nicht angenommen. Ein Stichentscheid bei Stimmengleichheit oder mehrere Wahlgänge sind nur zulässig, wenn die Satzung eine entsprechende Regelung enthält.
Gesteigerte Mehrheitserfordernisse (qualifizierte Mehrheit) sieht das Gesetz beispielsweise für Satzungsänderungen und Umwandlungsvorgänge vor. Zudem kann die Satzung gesteigerte Mehrheitserfordernisse vorsehen.
Protokollierung der Gesellschafterversammlung
Die Protokollierung der Gesellschafterversammlung und ihrer Beschlüsse ist bei der GmbH grundsätzlich nicht zwingend erforderlich, aber nachdrücklich zu empfehlen.
In vielen GmbH-Satzungen ist eine Protokollierung zudem vorgesehen. Wenn dies der Fall ist, wird in Teilen der Rechtsprechung die Protokollierung sogar als Wirksamkeitsvoraussetzung für die Beschlussfassung angesehen.
Darüber hinaus gilt bei Ein-Personen-Gesellschaftern und im Falle von zu beurkundenden Gesellschafterbeschlüssen eine gesetzliche Protokollierungspflicht.
In der Praxis hat sich das „Ergebnisprotokoll“ als Standard der Versammlungsprotokollierung etabliert. Der Protokollinhalt beschränkt sich dabei im Wesentlichen auf
- Stimmabgaben und Abstimmungsergebnisse
- weitere beschlussrelevante Feststellungen des Versammlungsleiters.
Als beschlussrelevant zählen alle Umstände, die auch für einen nicht anwesenden Dritten eine aussagekräftige Dokumentation der Willensbildung der Gesellschafterversammlung schaffen.
Hierzu zählen:
- Ort und Zeit der Versammlung,
- Bezeichnung von Leiter und Protokollführer,
- Feststellungen zur ordnungsgemäßen Einberufung samt Einberufungsbelegen (als Anlage)
- Feststellungen zur Beschlussfähigkeit
- Teilnehmerverzeichnis samt Vollmachten (Anlage),
- verfahrensleitende Maßnahmen des Versammlungsleiters,
- etwaige Ausführungen zum Abstimmungsverfahren einschließlich Hinweisen zu Stimmverboten,
- Beschlussanträge sowie Ermittlung und Feststellung des Abstimmungsergebnisses,
- sonstige Anträge, (Verfahrens-) Rügen, streitige Auskunftsverlangen oder ein Rügeverzicht von Gesellschaftern
Das Protokoll ist von dem Versammlungsleiter zu unterzeichnen. Sofern ein personenverschiedener Protokollführer vorhanden ist, ist auch dessen Unterschrift auf der Versammlungsniederschrift erforderlich.
Eine handgeführte digitale Signatur ist zum Zwecke der Unterzeichnung ausreichend. Die Einhaltung der gesetzlichen Schriftform ist hingegen nicht erforderlich.
Die Unterschriften der weiteren Teilnehmer sind nicht zwingend erforderlich. In der Praxis werden alle GmbH-Gesellschafter jedoch häufig um die die Gegenzeichnung des Protokolls gebeten, um deren Einverständnis mit dem Inhalt des Protokolls zu dokumentieren.
Bei einer Ein-Personen-GmbH ist die Unterzeichnung des Alleingesellschafters stets erforderlich.
Die Archivierung der Beschlussprotokolle ist Aufgabe der GmbH und hat in der Weise zu erfolgen, dass die Protokolle jederzeit auf Wunsch einzelner Gesellschafter zur Einsichtnahme bereitgehalten werden. Hierfür können geeignete Softwareanbieter wie Resolvio eingesetzt werden.
Die Protokolle sind dauerhaft aufzubewahren. Eine Vernichtung darf anders als bei sonstigen Buchhaltungsunterlagen auch nicht nach Ablauf von 10 Jahren erfolgen.
Aufnahme der Versammlung als Video oder Ton ist nur mit dem Einverständnis aller Teilnehmer zulässig. Dies gilt auch dann, wenn der Mitschnitt lediglich zur Unterstützung der Protokollerstellung dienen soll, egal ob dies durch eine Künstliche Intelligenz (KI) erfolgen soll oder durch einen Menschen. Verstöße hiergegen können sogar strafrechtlich geahndet werden (Verletzung der Vertraulichkeit des Worts).
Bei einer virtuellen Versammlung ist das zum Zwecke der Übertragung erforderliche Video- und Audiostreaming zulässig, nicht jedoch die dauerhafte Aufzeichnung und Speicherung der Übertragung.
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