So lassen Sie ein neu eingeladenes Gremienmitglied ein Dokument vor dem Beitritt ins Gremium unterzeichnen
In diesem Artikel
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einladung mit Dokumentenunterzeichnung versenden
- Perspektive des eingeladenen Mitglieds: So erfolgt die Unterzeichnung
- Welche Dokumente können vor dem Beitritt unterzeichnet werden?
- Einsicht in und Verwaltung von unterzeichneten Dokumenten
- Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenunterzeichnung bei Einladungen
Pro-Feature
Verfügbar ab dem Starter-Paket
So geht's
1. Mitgliederansicht öffnen und Einladungsprozess starten
Wechseln Sie zunächst zur Mitgliederansicht Ihres Gremiums. Dort finden Sie eine Übersicht aller aktuellen Mitglieder sowie die Möglichkeit, neue Personen einzuladen. Starten Sie den Einladungsprozess, indem Sie auf die Schaltfläche "Gremienmitglied einladen" klicken. Diese befindet sich in der Regel im oberen Bereich der Mitgliederliste und ist durch ein Plus-Symbol gekennzeichnet.
2. Kontaktdaten und Profilinformationen eingeben
Im letzten Schritt geben Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, das Profil des neuen Nutzers zu vervollständigen.
3. Dokument zur Unterzeichnung hochladen
Damit das eingeladene Mitglied das erforderliche Dokument unterzeichnen kann, müssen Sie es im nächsten Schritt hochladen und der Einladung anhängen:
- Klicken Sie auf "Datei hochladen" im entsprechenden Bereich des Einladungsformulars
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel für das Dokument (z.B. "Geheimhaltungsvereinbarung für Beiratsmitglieder")
- Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, die dem eingeladenen Mitglied weitere Informationen zum Dokument gibt
- Laden Sie das Dokument im PDF-Format hoch
Tipp: Dokumente im Gremium hinterlegen
Wenn Sie bestimmte Dokumente regelmäßig verwenden, können Sie diese auch zentral im Gremium hinterlegen. So müssen Sie nicht bei jeder Einladung dieselben Dateien erneut hochladen. Diese Option finden Sie in Ihrer Gremienansicht unter dem Punkt "Dokumente".
4. Einladung absenden
Sobald Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben und das zu unterzeichnende Dokument hochgeladen haben, können Sie die Einladung absenden. Das eingeladene Gremienmitglied erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zum Beitritt zum Gremium.
Perspektive des eingeladenen Mitglieds: So erfolgt die Unterzeichnung
Wir haben nun gesehen, wie Sie als Administrator eine Einladung mit zu unterzeichnenden Dokumenten versenden. Schauen wir uns als nächstes an, wie der Prozess aus Sicht des eingeladenen Mitglieds abläuft:
1. Einladung erhalten und Beitritt starten
Das eingeladene Gremienmitglied erhält eine E-Mail mit der Einladung zum Beitritt. Diese E-Mail enthält alle wichtigen Informationen zum Gremium sowie einen hervorgehobenen Button zum Starten des Beitrittsprozesses. Mit einem Klick auf diesen Button beginnt der mehrstufige Registrierungsprozess.
2. Konto einrichten und persönliche Angaben vervollständigen
Im ersten Schritt muss das neue Mitglied ein Passwort für sein Resolvio-Konto vergeben. Falls bereits ein Konto mit dieser E-Mail-Adresse existiert, wird stattdessen eine Anmeldung erforderlich. Anschließend werden die persönlichen Angaben vervollständigt, sofern diese nicht bereits durch den Einladenden vorausgefüllt wurden.
3. Dokument prüfen und unterzeichnen
Im letzten Schritt vor dem Beitritt wird dem eingeladenen Mitglied das zu unterzeichnende Dokument angezeigt. Die Person kann:
- Das vollständige Dokument einsehen und lesen
- Bei Bedarf das Dokument herunterladen, um es offline genauer zu prüfen
- Die elektronische Unterzeichnung durch Klick auf den entsprechenden Button abschließen
Wichtig zu wissen
Das eingeladene Gremienmitglied erhält erst dann Zugriff auf Ihr Gremium, wenn es sowohl die Einladung angenommen als auch die erforderlichen Dokumente unterzeichnet hat. Dies garantiert, dass keine vertraulichen Informationen ohne vorherige rechtliche Absicherung eingesehen werden können.
Einsicht in und Verwaltung von unterzeichneten Dokumenten
Sie haben jederzeit Zugriff auf die unterzeichneten Dokumente. Um diese einzusehen:
- Wechseln Sie zur Mitgliederansicht Ihres Gremiums
- Klicken Sie in der Tabelle auf das entsprechende Gremienmitglied
- Im Detailbereich finden Sie das unterschriebene Dokument zusammen mit Informationen zur Unterschrift und dem genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung. Diese automatische Dokumentation gewährleistet vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Unterzeichnungsvorgänge. Besonders wichtig ist dies im Falle von Compliance-Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen, bei denen nachgewiesen werden muss, dass bestimmte Vereinbarungen zu einem bestimmten Zeitpunkt akzeptiert wurden.
Welche Dokumente können vor dem Beitritt unterzeichnet werden?
Bei der Einladung neuer Gremienmitglieder können verschiedene Dokumente zur Unterzeichnung vorgelegt werden. Hier ein paar Beispiele:
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
Geheimhaltungsvereinbarungen schützen vertrauliche Informationen, die im Rahmen der Gremienarbeit ausgetauscht werden. Die Unterzeichnung vor dem Beitritt stellt sicher, dass Vertraulichkeitsverpflichtungen von Anfang an bindend sind. In vielen Gremien, insbesondere in Aufsichtsräten oder Beiräten, ist ein NDA unverzichtbar, da hier regelmäßig sensible Unternehmensinformationen geteilt werden.
Zuteilungsschreiben für Mitarbeiterbeteiligungen
Wenn Gremienmitglieder im Rahmen ihrer Funktion Mitarbeiterbeteiligungen erhalten, können die entsprechenden Zuteilungsschreiben direkt bei der Einladung unterzeichnet werden. Dies vereinfacht administrative Prozesse und stellt sicher, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind, bevor die Person ihre Aufgaben im Gremium wahrnimmt. Besonders bei Start-ups oder wachstumsorientierten Unternehmen sind solche Beteiligungsmodelle üblich und können so effizient dokumentiert werden.
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Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenunterzeichnung bei Einladungen
Welche Dateiformate werden für die zu unterzeichnenden Dokumente unterstützt?
Aktuell unterstützt die Plattform ausschließlich Dokumente im PDF-Format. Dieses Format gewährleistet, dass das Dokument auf allen Endgeräten gleich dargestellt wird und die Inhalte nicht verändert werden können.
Kann ich mehrere Dokumente zur Unterzeichnung anhängen?
Ja, Sie können mehrere Dokumente hochladen, die vor dem Beitritt unterzeichnet werden müssen. Achten Sie jedoch darauf, dass eine zu große Anzahl an Dokumenten den Einladungsprozess verkomplizieren kann.
Sind die elektronischen Unterschriften rechtlich bindend?
Ja, die über die Plattform erfolgten Unterzeichnungen entsprechen den Anforderungen an einfache elektronische Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung und sind für die meisten Anwendungsfälle rechtlich bindend.
Was passiert, wenn ein eingeladenes Mitglied die Unterzeichnung ablehnt?
In diesem Fall wird der Beitrittsprozess abgebrochen, und das Mitglied erhält keinen Zugang zum Gremium. Als Administrator werden Sie über die abgelehnte Unterzeichnung informiert und können dann entscheiden, ob Sie eine erneute Einladung senden möchten.