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Wie lade ich verbundene Personen in mein Gremium ein?

In diesem Artikel

  • Was sind verbundene Personen?
  • Wie lade ich verbundene Personen in mein Gremium ein?
  • Welche Rechte haben verbundene Personen?
  • Wie nehmen verbundene Personen die Einladung an?
  • Wie ändere ich die Rolle einer verbundenen Person?
  • Welche Dokumente kann ich vor Gremiumsbeitritt anfordern?

Verbundene Personen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Gremien und bieten zusätzliche Unterstützung bei Entscheidungsprozessen, ohne selbst Stimmrecht zu haben. Mit Resolvio können Sie diese Personen nahtlos in Ihre digitalen Beschlussfassungsprozesse einbinden und somit die Zusammenarbeit optimieren.

Was sind verbundene Personen?

Im Gegensatz zu regulären Gremienmitgliedern haben verbundene Personen kein Stimmrecht, können aber dennoch aktiv an der Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen mitwirken.

Diese besondere Rolle ist z.B. vorgesehen für die folgenden Gruppen:

Typische verbundene Personen sind:

  • Rechtsberatung: Dies ist besonders wichtig bei rechtlich anspruchsvollen Entscheidungen, wie der Änderung von Satzungen oder Zustimmungsbeschlüssen zu komplexen Verträgen. Die Rechtsberatung kann auch unterstützen, indem sie entsprechende Beschlussvorlagen rechtssicher vorbereitet und dem Gremium zur Verfügung stellt.

  • Steuerberatung: Steuerberater können dem Gremium wertvolle Einblicke geben, ohne direkt an der Entscheidungsfindung beteiligt zu sein. Sie sorgen dafür, dass steuerliche Aspekte bei der Beschlussfassung angemessen berücksichtigt werden.

  • Assistenz: Eine Assistenzkraft kann beispielsweise Beschlüsse vorbereiten oder als Abstimmungsleitung den Umlaufbeschluss begleiten.

  • Resolvio-Support: Der Support kann als verbundene Person temporär Zugang zum Gremium erhalten, um bei technischen Problemen zu unterstützen. Bitte beachten Sie, dass dieser Zugriff immer von Ihnen per Einladung ins Gremium freigegeben werden muss.

Wie lade ich verbundene Personen in mein Gremium ein?

Schauen wir uns den Prozess an, wie Sie verbundene Personen zu Ihrem Gremium hinzufügen können:

  1. Navigieren Sie zur Mitgliederansicht: Wechseln Sie zunächst zur "Mitglieder"-Ansicht in Ihrer Organisation, um die Übersicht aller bestehenden Gremienmitglieder zu sehen.

  2. Gremienmitglied hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Gremienmitglied hinzufügen", um den Einladungsprozess zu starten. Dieser Button befindet sich oben rechts über der Mitgliedertabelle.

  3. Juristische oder natürliche Person: Im ersten Schritt wählen Sie aus, ob die einzuladende Person eine Organisation vertritt (z.B. als Geschäftsführung oder Vorstandsmitglied) oder ob sie als natürliche Person dem Gremium beitreten soll.

  4. Rolle festlegen: Jetzt wählen Sie "verbundene Person" als Rolle aus. Dies ist der entscheidende Unterschied zu regulären stimmberechtigten Gremienmitgliedern. Die Auswahl dieser Rolle legt fest, dass die Person ohne Stimmrecht am Gremium teilnimmt.

  5. Rollenbezeichnung vergeben: Vergeben Sie anschließend eine spezifische Rollenbezeichnung, die die Funktion der verbundenen Person näher beschreibt. Dies kann beispielsweise "Rechtsberatung", "Steuerberatung" oder "Assistenz" sein. Die Bezeichnung kann frei gewählt und später bei Bedarf angepasst werden.

  6. Persönliche Angaben: Im letzten Schritt geben Sie die E-Mail-Adresse, sowie optional weitere persönliche Daten der einzuladenden Person ein. Falls Sie den Namen nicht vollständig angeben, kann die eingeladene Person diese Informationen selbst ergänzen, wenn sie die Einladung annimmt.

  7. Dokumente anfordern (optional): Falls die verbundene Person vor dem Eintritt ins Gremium bestimmte Dokumente unterzeichnen soll, wie beispielsweise eine Verschwiegenheitserklärung, aktivieren Sie diese Option und laden Sie die entsprechenden Dokumente hoch.

  8. Einladung absenden: Schließen Sie den Prozess ab, indem Sie die Einladung abschicken. Die eingeladene Person erhält automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Annahme der Einladung.

Wie nehmen verbundene Personen die Einladung an?

Für die eingeladene verbundene Person gestaltet sich der Prozess wie folgt:

  1. E-Mail-Einladung: Die verbundene Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Mit einem Klick auf den Link kann sie direkt in den Annahmeprozess einsteigen.

  2. Onboarding: Nach dem Klick auf den Link wird die verbundene Person durch eine kurze Onboarding-Strecke geführt. Dies beinhaltet die Festlegung des Passworts, falls sie noch kein Resolvio-Konto hat.

  3. Persönliche Angaben: Im nächsten Schritt können die persönlichen Angaben überprüft und bei Bedarf ergänzt oder korrigiert werden. Dies umfasst in der Regel Vor- und Nachname sowie weitere Kontaktinformationen.

  4. Einladung annehmen: Mit einem abschließenden Klick auf "Einladung annehmen" tritt die verbundene Person dem Gremium bei und erhält sofort Zugang zu den relevanten Informationen und Funktionen.

👆 Gut zu wissen: Nach erfolgreicher Annahme der Einladung erscheint in der Mitgliederliste ein blauer Haken neben dem Namen der verbundenen Person, der anzeigt, dass die Einladung angenommen wurde.

Häufig gestellte Fragen

Welche Rechte haben verbundene Personen?

Verbundene Personen haben im Vergleich zu regulären Gremienmitgliedern kein Stimmrecht, können aber trotzdem wichtige Resolvio-Funktionen nutzen:

  • Kein Stimmrecht: Verbundene Personen können bei Abstimmungen nicht mitstimmen und werden bei der Berechnung von Mehrheiten nicht berücksichtigt.

  • Beschlüsse vorbereiten: Sie können dennoch Beschluss-Vorlagen aus der Bibliothek auswählen, anpassen und für das Gremium vorbereiten. Dies ist besonders nützlich für Rechts- oder Steuerberater, die fachspezifische Beschlüsse vorbereiten.

  • Abstimmungen leiten: Verbundene Personen können Abstimmungsprozesse moderieren und leiten, auch wenn sie selbst nicht abstimmen. Dies ermöglicht beispielsweise einer Assistenzkraft, die technische Durchführung zu übernehmen.

  • Dokumente einsehen: Sie haben Zugriff auf gremiumsrelevante Dokumente und können an der Dokumentenverwaltung teilnehmen.

  • Diskussionen verfolgen: Verbundene Personen können an Diskussionen teilnehmen und ihre fachliche Expertise einbringen.

Wie ändere ich die Rolle einer verbundenen Person?

Die Rolle einer verbundenen Person kann jederzeit angepasst werden:

  1. Navigieren Sie zur Mitgliederansicht in Ihrer Organisation.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Person in der Liste
  3. Es öffnet sich auf der rechten Seite ein Menü.
  4. Passen Sie die Rolle oder die Rollenbezeichnung nach Bedarf an.
  5. Bestätigen Sie die Änderung.

Dies ist besonders nützlich, wenn eine bisher verbundene Person später doch Stimmrecht erhalten soll oder wenn sich ihre Funktion im Gremium ändert.