Abstimmungsfrist bei Umlaufbeschlüssen

Bei digitalen Beschlussfassungen ist die Abstimmungsfrist ein entscheidendes Element für die Rechtssicherheit des Beschlusses. Eine zu kurze Frist kann dazu führen, dass nicht alle Stimmberechtigten die Möglichkeit haben, ihre Stimme abzugeben. Eine zu lange Frist hingegen verzögert wichtige Entscheidungen unnötig. Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit Resolvio Abstimmungsfristen ganz einfach anpassen können.

Was ist eine Abstimmungsfrist und warum ist sie wichtig?

Die Abstimmungsfrist bezeichnet den Zeitraum, in dem stimmberechtigte Gremienmitglieder ihre Stimme zu einer laufenden Abstimmung abgeben können.

Die richtige Wahl der Abstimmungsfrist ist aus verschiedenen Gründen bedeutsam:

Rechtssicherheit des Beschlusses: Eine zu kurze Frist könnte rechtlich angreifbar sein, wenn Stimmberechtigte argumentieren, dass sie nicht ausreichend Zeit hatten, ihre Stimme abzugeben. Dies ist besonders bei komplexen Entscheidungen oder in Ferienzeiten relevant, wenn nicht alle Mitglieder sofort erreichbar sind. Gerichte könnten einen solchen Beschluss bei Anfechtung für unwirksam erklären, wenn die Frist unangemessen kurz war. Je nach Rechtsform und Gremienart können Mindestfristen gesetzlich, in einer Satzung oder in einer Geschäftsordnung vorgeschrieben sein.
Berücksichtigung aller Interessen: Eine angemessene Frist stellt sicher, dass alle Stimmberechtigten die Möglichkeit haben, sich zu informieren und ihre Stimme abzugeben. Dies ist besonders wichtig bei kontroversen Themen oder wenn umfangreiche Unterlagen zu prüfen sind. Die Berücksichtigung aller Interessen erhöht die Akzeptanz des Beschlussergebnisses.
Effizienz der Entscheidungsfindung: Bei dringenden Angelegenheiten kann eine zu lange Frist den Entscheidungsprozess unnötig verzögern. Ein gut gewähltes Zeitfenster sorgt für effiziente Abläufe, ohne die Beteiligungsrechte einzuschränken.

So passen Sie die Abstimmungsfrist in Resolvio an

Die Anpassung der Abstimmungsfrist ist in Resolvio in wenigen Schritten möglich, solange Sie den Beschluss noch nicht zur Abstimmung gestellt haben. Hier zeigen wir Ihnen den Prozess im Detail:

Abstimmungsfrist nachträglich anpassen

Bitte beachten Sie, dass Sie die Abstimmungsfrist nur vor dem Start der Abstimmung anpassen können. Sobald eine Abstimmung gestartet wurde, ist das Ende der Abstimmung fix. Sollten Sie sich im Gremium gemeinschaftlich dazu entscheiden, eine neue Frist zu wählen, kann die Abstimmungsleitung den Beschluss vorzeitig feststellen und einen neuen Beschluss zur Abstimmung stellen.

1. Beschluss-Entwurf auswählen

Wählen Sie zunächst den Beschluss-Entwurf aus, für den Sie die Abstimmungsfrist anpassen möchten. Klicken Sie dazu in der Übersichtstabelle auf den entsprechenden Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen.

2. Tab "Ablauf der Abstimmung" auswählen

In der Detailansicht des Beschluss-Entwurfs finden Sie auf der rechten Seite einen Tab mit der Bezeichnung "Ablauf der Abstimmung". Klicken Sie auf diesen Tab, um die Einstellungen für den zeitlichen Ablauf der Abstimmung anzuzeigen.

3. Laufzeit anpassen

Standardmäßig sind Umlaufbeschlüsse in Resolvio mit einer Laufzeit von 14 Tagen voreingestellt.

Option 1: Laufzeit in Tagen festlegen

Klicken Sie auf die voreingestellte Laufzeit "14 Tage" und geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen ein. Das System berechnet automatisch das Enddatum der Abstimmung, basierend auf dem späteren Startdatum. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie die Abstimmung noch nicht sofort starten möchten, da sich das Enddatum flexibel anpasst.

Option 2: Festes Enddatum und Uhrzeit definieren

Alternativ können Sie auf "nach Datum" klicken und ein konkretes Enddatum samt Uhrzeit festlegen. Beachten Sie dabei, dass dieser Zeitpunkt fest bleibt, auch wenn Sie die Abstimmung erst später starten. Wählen Sie daher ein Datum, das ausreichend weit in der Zukunft liegt.

4. Änderungen übernehmen

Nachdem Sie die gewünschte Laufzeit festgelegt haben, klicken Sie auf "Übernehmen", um die Änderungen zu speichern. Die Abstimmungsfrist kann jederzeit erneut angepasst werden, solange der Beschluss noch nicht gestartet wurde.

Empfehlungen für angemessene Abstimmungsfristen

Die Wahl der richtigen Abstimmungsfrist hängt von verschiedenen Faktoren ab:

Komplexität des Beschlussgegenstands: Bei komplexen Themen, die umfangreiche Unterlagen oder externe Beratung erfordern, sollte die Frist entsprechend großzügig bemessen sein. Wir empfehlen hier mindestens drei Wochen.
Dringlichkeit der Entscheidung: Bei zeitkritischen Angelegenheiten kann eine kürzere Frist angemessen sein. Achten Sie jedoch darauf, dass die Frist nicht so kurz ist, dass sie anfechtbar wird. Selbst bei dringenden Angelegenheiten sollten in der Regel mindestens 7 Tage gewährt werden.
Saisonale Faktoren: In Ferienzeiten oder an Feiertagen sollten längere Fristen eingeplant werden, da nicht alle Stimmberechtigten sofort erreichbar sein könnten.
Gesetzliche Mindstfristen: Je nach Rechtsform und Gremienart können Mindestfristen gesetzlich, in einer Satzung oder in einer Geschäftsordnung vorgeschrieben sein.

Rechtliche Absicherung durch Dokumentation

Um spätere Anfechtungen zu vermeiden, ist es wichtig, die Festlegung der Abstimmungsfrist zu dokumentieren:

Begründung der Fristenlänge: Bei besonders kurzen oder langen Fristen sollte die Wahl begründet und dokumentiert werden.
Nachweis der Bekanntgabe: Stellen Sie sicher, dass alle Stimmberechtigten rechtzeitig über den Beginn und das Ende der Abstimmungsfrist informiert wurden.