Beirat für dein Startup: So stattest du dein Startup mit einem Beirat (“Board”) aus

Beiräte (auch “Boards”) sind für Startups sehr nützlich, um Industrieexperten an das Unternehmen zu binden und Branchenwissen für das Unternehmen zugänglich zu machen. Eine GmbH bzw. UG hat jedoch nicht automatisch ein Beirat. Diesen müssen die Gesellschafter zunächst einrichten. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten dir zur Beiratseinrichtung zur Verfügung stehen und stellen dir für eine besonders beliebte Variante die passenden Beschlussvorlagen/Muster kostenlos zur Verfügung.

Darum sollte dein Startup beratende Beiräte nutzen

Ein Beirat ist ein Gremium, dass aus Personen besteht, zu welchen das Startup in einer besonderen Verbindung steht oder stehen möchte. Hauptaufgabe von Beiräten sind regelmäßig die Beratung der Geschäftsführung. Die 4 wichtigsten Vorteile eines solchen beratenden Beirats sind:

1. Zugang zu Expertenrat aus deiner Industrie bzw. Branche.
2. Starke Signalwirkung nach außen: Experten schaffen Glaubwürdigkeit und Vertrauen, vor allem im B2B-Bereich.
3. Industrievertreter öffnen Türen, stellen Kontakte her.
4. Positiver Einfluss auf Entwicklung der Gesellschaft.

So funktioniert die Einrichtung eines Beirats

Es gibt zwei Optionen, um einen Beirat in deinem Startup einzurichten:

• Satzungsmäßiger Beirat: Hier sieht die Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag den Beirat als zusätzliches Gesellschaftsorgan vor. Ein satzungsmäßiger Beirat kann nicht nur beraten, sondern auch Corporate Governance-Funktion übernehmen, soweit das die Satzung bestimmt. D.h. er kann bindende Entscheidungen für die Gesellschaft treffen, z.B. Bestellung/Abbestellung der Geschäftsführung, Überwachung der Geschäftsführung, Schiedsrichterfunktion bei Gesellschafterstreitigkeiten.
  
  Um einen satzungsmäßigen Beirat einzurichten, muss die Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag geändert werden. Hierfür ist bei einer GmbH/UG ein (kostenpflichtiger) Gang zum Notar erforderlich.
  
• Schuldrechtlicher Beirat: Für einen Beirat, der “nur” beratende Funktion haben soll, genügt in der Regel schon ein schuldrechtlicher Beirat. Hier ist keine notariell zu beurkundende Satzungsänderung notwendig, Notarkosten entstehen also keine. Auch eine Handelsregisteranmeldung ist nicht notwendig. Bei einem schuldrechtlichen Beirat sind die Beiratsmitglieder nämlich durch einen schuldrechtlichen Dienstvertrag mit dem Startup verbunden, den bei einer GmbH/UG die Geschäftsführung abschließen muss.
  
  Aufgrund der besonders wichtigen Funktion eines Beirats ist es zudem jedoch empfehlenswert, einheitliche Spielregeln für die Beiratsarbeit in einer “Geschäftsordnung für den Beirat” zu regeln.

Die Resolvio-Vorlagen stellen für die Installation eines schuldrechtlichen Beirats daher drei Vorlagen bereit, die perfekt aufeinander abgestimmt sind:

1. “Geschäftsordnung für den Beirat”: Bei der Geschäftsordnung für den Beirat, werden die Spielregeln für den Beirat und dessen Aufgaben festgelegt. Diese Geschäftsordnung wird von den Gesellschaftern des Startups per Gesellschafterbeschluss beschlossen und sollte jedem neuen Beiratsmitglied frühzeitig zur Verfügung gestellt werden.
2. “Bestellung eines neuen Beiratsmitglieds”: Mit dem “Bestellungsbeschluss” ernennen die Gesellschafter das konkrete Beiratsmitglied, mit dem die Geschäftsführung den Beirats-Dienstvertrag abschließen soll.
3. “Dienstvertrag mit Beiratsmitglied”: Mit dem Dienstvertrag, der von der Geschäftsführung des Startups und dem neuen Beiratsmitglied unterzeichnet werden muss, entsteht die konkrete schuldrechtliche Verbindung zwischen Startup und Beiratsmitglied. Nach Vertragsschluss kann das Beiratsmitglied unmittelbar seine Beiratstätigkeit aufnehmen.

So gewinnst du Industrieexperten für deinen neuen Beirat

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um potentielle Beiratsmitglieder auszuwählen und anzusprechen.

In Startups, deren Geschäftsidee aus universitären Arbeiten entstanden sind, entscheiden sich die Gründer häufig dafür, die Verbindung mit dem betreuenden Professor über eine Beiratsmitgliedschaft zu verfestigen.

Als klassische Beiratsmitglieder kommen ansonsten anerkannte Experten aus der Industrie bzw. Branche in Betracht, in denen dein Startup aktiv ist. Um solche “großen Namen” für einen Beiratssitz gewinnen zu können, gilt die gleiche Devise wie beim Fundraising: Man sollte sich nicht scheuen, bei den großen Namen zuerst anzufragen. Für die Ansprache bietet es sich an, gemeinsame Kontakte für eine Introduction zu nutzen, soweit diese bestehen. Eine “kalte” Ansprache kann unter Umständen jedoch auch zum Erfolg führen.

Ausgestaltung der Beiratsarbeit und Kosten

Damit Beiratssitzungen nicht einfach zu ineffizienten “Laberrunden” verkommen, haben sich bestimmte Regeln für eine erfolgreiche Beiratsarbeit bewährt:

• Teilnahme der Geschäftsführung/Gründer an Beiratstreffen: Für eine erfolgreiche Beirats-Beratung ist der unmittelbare Austausch mit den Gründern essentiell. Daher sollten diese auch an den Beiratssitzungen teilnehmen und hierfür Berichte vorbereiten.
• Festlegung eines Fokusthemas pro Sitzung: Ein im Vorhinein bestimmtes Fokusthema ermöglicht es allen Seiten, sich auf die Beiratssitzung ausreichend vorzubereiten.
• 4-6 Beiratssitzungen im Jahr: Ein allzu häufiger Sitzungsturnus kann jedoch hinderlich sein führt zu einem zu großen Zeitaufwand bei den Gründern/Geschäftsführern. Quartalsweise bis zweimonatliche Beiratssitzungen haben sich in der Praxis bewährt.
• Ordentliche Vergütung und Auslagenersatz für die richtige Incentivierung: Bei der Höhe des Sitzungsentgelts sollten die Gründer nicht zu knauserig sein, wenn sie im Gegenzug eine ausreichende Beratungsqualität erwarten. Denn mit der Beiratsvergütung kann ein guter Anreiz bei den Beiratsmitgliedern gesetzt werden, sich ausreichend für das Startup ins Zeug zu legen und sich auf die Sitzungen ausreichend vorzubereiten.