Digitale Vorstandssitzungen: Warum Teams & Co. für rechtssichere Beschlüsse nicht ausreichen

Die Durchführung von rechtssicheren digitalen Vorstandssitzungen unterliegt einer Reihe von rechtlichen Vorgaben, die beachtet werden müssen. Mit der richtigen Beschluss-App können Sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen und zugleich Vorstandsbeschlüsse und Vorstandssitzungen einfach und effizient vorbereiten.

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen:

Einhaltung der Satzungsbestimmungen

Die Satzung und ggf. Geschäftsordnung des Vorstands darf die Möglichkeit virtueller Sitzungen und digitaler Beschlüsse nicht ausschließen. Eine explizite Gestattung von virtuellen Sitzungen ist seit den Gesetzesänderungen infolge der COVID-Pandemie in den meisten Fällen nicht mehr erforderlich, sollte aber dennoch geprüft werden. Wir empfehlen Ihnen, vor der ersten digitalen Vorstandssitzung einen Blick in die entsprechenden Dokumente zu werfen und gegebenenfalls Anpassungen anzustoßen.

Sichere Identifikation der Teilnehmer

Die eindeutige Identifikation aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet sein, damit die Beschlusswirksamkeit auch im Nachhinein noch nachgewiesen werden kann. Bei einfachen Videokonferenztools kann dies problematisch sein, da keine spezifischen Authentifizierungsmechanismen für diesen Zweck vorgesehen sind. Eine rechtssichere Lösung muss sicherstellen, dass tatsächlich nur berechtigte Personen an der Sitzung teilnehmen und abstimmen können.

Dokumentation der Beschlussfähigkeit

Die Beschlussfähigkeit des Vorstands muss zu Beginn der Sitzung festgestellt und protokolliert werden. Dies umfasst die Prüfung, ob die erforderliche Anzahl von Vorstandsmitgliedern anwesend ist und ob die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde. Diese Feststellung muss rechtssicher dokumentiert werden, um späteren Anfechtungen vorzubeugen.

In manchen Fällen ist zudem die Zeichnung des Sitzungsprotokolls durch den Vorstandsvorsitzenden erforderlich.

Nachvollziehbare Abstimmungsprozesse

Die Durchführung von Abstimmungen muss transparent und nachvollziehbar sein. Es muss klar sein, wer wie abgestimmt hat und ob die erforderlichen Mehrheiten erreicht wurden. Hierfür ist eine förmliche Feststellung des Beschlussergebnisses erforderlich. Diese Informationen müssen zudem revisionssicher gespeichert werden.

Das ist einge ganze Menge, oder? Aus diesem Grund setzen viele Vorstände auf eine spezialisierte Software-Lösung.

Vorteile einer spezialisierten Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus

Eine spezialisierte Vorstandssoftware mit integriertem Versammlungsmodus wie Resolvio bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Videokonferenzlösungen. Sie ist speziell auf die Anforderungen von Vorständen und deren rechtssichere Beschlussfassung zugeschnitten.

Automatisierte Einladungen und Tagesordnungsverwaltung

Mit einer spezialisierten Vorstandssoftware können Sie Einladungen zu Sitzungen mit wenigen Klicks an alle Vorstandsmitglieder versenden. Die Tagesordnung wird direkt in der Software erstellt und kann bei Bedarf aktualisiert werden, wobei alle Änderungen automatisch an die Teilnehmer kommuniziert werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern minimiert auch das Risiko von Verfahrensfehlern.

Integrierte rechtssichere Abstimmungsfunktionen

Ein zentrales Feature einer Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus ist die Möglichkeit, direkt in der Anwendung rechtssichere Abstimmungen durchzuführen. Jedes Vorstandsmitglied kann seine Stimme elektronisch abgeben, wobei das System automatisch das Abstimmungsverhalten jedes Teilnehmers erfasst und dokumentiert. Die Ergebnisse werden förmlich festgestellt, sofort angezeigt und in das Protokoll übernommen, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.

Automatische Protokollierung und Beschlussdokumentation

Eine der größten Stärken spezialisierter Vorstandssoftware ist die strukturierte Erstellung von Protokollen während der Sitzung. Beschlüsse werden von den Anwesenden in Echtzeit dokumentiert, und das fertige Protokoll kann direkt nach der Sitzung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Ein Tagesordnungspunkt kann dabei einen oder mehrere Beschlüsse enthalten, die automatisch ins spätere Protokoll einfließen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge.

Vorgefertigte Beschlussvorlagen

Resolvio bietet zudem eine Bibliothek mit anwaltlich geprüften Beschlussvorlagen für typische Vorstandsentscheidungen. Diese Vorlagen sind juristisch geprüft und können an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Vorstands angepasst werden. Dies vereinfacht den Beschlussprozess erheblich und reduziert das Risiko formaler Fehler.

DSGVO-konforme Datenspeicherung

Im Gegensatz zu vielen internationalen Videokonferenztools erfolgt das Hosting bei einer spezialisierten Vorstandssoftware wie Resolvio in zertifizierten Rechenzentren der Telekom in Deutschland. Dies gewährleistet die Einhaltung der strengen europäischen Datenschutzbestimmungen und schützt sensible Unternehmensinformationen vor unbefugtem Zugriff.

Automatisieren Sie den gesamten Prozess, anstatt sich einfach nur digital zu treffen

Der Versammlungsmodus von Resolvio geht weit über die Funktionalitäten einer reinen Videokonferenz hinaus. Er bildet den gesamten Ablauf einer formellen Vorstandssitzung digital ab – von der Einladung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung.

Management Ihres Gremiums

Mit Resolvio können Sie mühelos Ihr gesamtes Vorstandsgremium digital abbilden. Laden Sie stimmberechtigte Mitglieder sowie verbundene Personen wie Rechtsberater, Steuerexperten oder Gäste ein und weisen Sie präzise Stimmrechte und Anteile zu. Die übersichtliche Verwaltung von Zugriffsrechten sorgt dafür, dass sensible Informationen nur denjenigen zugänglich sind, die sie tatsächlich benötigen. Diese strukturierte digitale Abbildung Ihres Gremiums bildet die Grundlage für alle weiteren rechtssicheren Prozesse.

Versammlung vorbereiten

Strukturieren Sie Ihre Vorstandssitzung nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Mit wenigen Klicks generieren Sie eine maßgeschneiderte Tagesordnung und erstellen für jeden Tagesordnungspunkt beliebig viele Beschlussvorlagen. Dabei können Sie auf anwaltlich geprüfte Vorlagen zurückgreifen oder eigene Beschlussformulierungen einbringen. Die flexible Strukturierung ermöglicht es Ihnen, komplexe Sitzungen übersichtlich zu gestalten und alle notwendigen Entscheidungsgrundlagen direkt an den relevanten Stellen einzubinden.

Einladungsschreiben versenden

Sobald Ihre Tagesordnung steht, versenden Sie mit nur einem Klick rechtssichere Einladungsschreiben an alle Teilnehmer. Resolvio fügt automatisch alle relevanten Unterlagen wie Beschlussvorlagen, Berichte und Analysen bei, sodass sich jedes Vorstandsmitglied optimal vorbereiten kann. Die Plattform protokolliert den Versand und Empfang der Einladungen, was für zusätzliche Rechtssicherheit sorgt. Änderungen an der Tagesordnung oder den Unterlagen können auch nachträglich kommuniziert werden, ohne den Überblick zu verlieren.

Die Versammlung beginnt! Wechsel in den Live-Modus

Sobald das Meeting startet – egal ob online, in Präsenz oder hybrid – aktivieren Sie den Live-Modus von Resolvio. Alle Teilnehmer können nun in Echtzeit den Fortschritt der Sitzung verfolgen, Dokumente einsehen und an Abstimmungen teilnehmen. Der dynamische Ansatz erlaubt es auch, während der laufenden Sitzung neue Tagesordnungspunkte einzubringen oder die Reihenfolge anzupassen. Die synchrone Darstellung auf allen Geräten sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets den gleichen Informationsstand haben und effizient zusammenarbeiten können.

Nach der Versammlung: Automatisch generiertes Protokoll

Einer der größten Zeitfresser nach Vorstandssitzungen ist die Erstellung des Protokolls – nicht so mit Resolvio. Die Software fasst alle Tagesordnungspunkte, getroffenen Entscheidungen und Abstimmungsergebnisse inklusive aller Anlagen in einem sauber strukturierten Protokoll zusammen. Sie müssen nur noch Korrektur lesen und freigeben. Das fertige Protokoll steht sofort allen Teilnehmern zur Verfügung, was den administrativen Nachbereitungsaufwand erheblich reduziert und für eine transparente Dokumentation sorgt.

Praktische Anwendungsfälle für Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus

Die Vorteile einer spezialisierten Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus lassen sich an konkreten Anwendungsfällen besonders gut verdeutlichen:

Eilentscheidungen im Vorstand

In manchen Situationen muss der Vorstand kurzfristig entscheiden, ohne dass Zeit für eine physische Zusammenkunft bleibt. Mit einer spezialisierten Vorstandssoftware kann innerhalb weniger Minuten eine digitale Sitzung einberufen und rechtssichere Beschlüsse gefasst werden. Dies erhöht die Handlungsfähigkeit des Vorstands erheblich und kann in Krisensituationen entscheidend sein.

Regelmäßige Vorstandssitzungen mit internationalen Teilnehmern

Wenn Vorstandsmitglieder an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Ländern tätig sind, macht eine spezialisierte Vorstandssoftware regelmäßige Sitzungen wesentlich einfacher und kostengünstiger. Die entfallenden Reisekosten und Zeitersparnisse können erheblich sein, ohne dass Abstriche bei der Rechtssicherheit gemacht werden müssen.

Kombinierte Präsenz- und Online-Sitzungen

Auch in hybriden Szenarien, bei denen ein Teil des Vorstands physisch anwesend ist und andere Mitglieder digital teilnehmen, bietet eine spezialisierte Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus klare Vorteile. Alle Teilnehmer haben die gleichen Möglichkeiten, sich einzubringen und abzustimmen, unabhängig von ihrem Standort.

Fazit: Der Mehrwert spezialisierter Vorstandssoftware gegenüber einfachen Videokonferenztools

Standardmäßige Videokonferenzlösungen wie Zoom oder Microsoft Teams können für informelle Besprechungen ausreichend sein, stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es um rechtssichere Vorstandssitzungen geht. Eine spezialisierte Vorstandssoftware mit Versammlungsmodus hingegen wurde gezielt für die Anforderungen formeller Gremien entwickelt und bietet entsprechend angepasste Funktionen.

Der Einsatz einer solchen Software bietet zahlreiche Vorteile:

• Rechtssicherheit bei der digitalen Beschlussfassung
• Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse
• Reduktion von administrativem Aufwand
• Verlässliche Dokumentation aller Entscheidungen
• DSGVO-Konformität und Datensicherheit

Wenn Sie als Vorstand oder Vorstandsvorsitzender Wert auf eine effiziente und rechtssichere digitale Zusammenarbeit legen, lohnt sich die Investition in eine spezialisierte Vorstandssoftware wie Resolvio. Sie unterstützt Sie bei der Professionalisierung Ihrer Vorstandsarbeit und minimiert rechtliche Risiken bei der digitalen Beschlussfassung.

Die Punkte haben Sie überzeugt und Sie möchten zukünftig statt einer E-Mail-Flut lieber automatisierte und vollständige Protokolle zu Ihren Versammlungen erhalten? Vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit uns, und wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Resolvio in Ihrem Gremium bestmöglich einsetzen können.