4 Tools für virtuelle Vorstandsbeschlüsse im Vergleich: So digitalisieren Sie den Vorstand in 2025

Mittlerweile werden Vorstandsmeetings in den meisten deutschen Unternehmen digital vorbereitet – und finden häufig auch virtuell oder hybrid statt. Die Themen, über die die Vorstandsmitglieder entscheiden, sind häufig vertraulich und geheimhaltungsbedürftig. Um so wichtiger ist es, die richtige Software, einzusetzen, die die hohen Anforderungen an Vorstandssoftware erfüllt.

In diesem Guide stellen wir die Anforderungen an derartige Software kurz dar. Im Anschluss geben wir einen Überblick über die gängigsten Anbieter von Vorstandssoftware und zeigen, wie sie im Einsatz bei Vorstandsbeschlüssen und Vorstandssitzungen abschneiden und warum sich die meisten deutschen Vorstände für Resolvio entscheiden..

1. Anforderungen an Vorstandssoftware

Rechtliche Compliance

Die Erfüllung aller juristischen Compliance-Regeln ist eine Grundvoraussetzung für jede App für Vorstandsbeschlüsse, egal ob der Schwerpunkt der Software eher auf Vorstandssitzungen (Virtual Board Meeting) oder auf Datenhaltung (Virtual Data Room, Virtueller Datenraum) liegt.

Warum? Wenn rechtliche Regeln für die Beschlussfassung von der Software nicht beachtet werden, ist das Risiko hoch, dass Vorstandsbeschlüsse unwirksam oder nichtig sind. Hieraus können sich hohe Haftungsrisiken sowohl für das Unternehmen als auch für die Vorstandsmitglieder selbst ergeben.

Zum Beispiel ist ein Vorstandsmitglied einer Aktiengesellschaft, das eine Geschäftsführungsmaßnahme ohne die ordnungsgemäße Beteiligung der weiteren Vorstandsmitglieder durch wirksamen Vorstandsbeschluss vornimmt, nach § 93 Abs. 2 AktG zum Schadensersatz verpflichtet, und zwar auch dann, wenn die Maßnahme inhaltlich die Sorgfalt eines ordentlichen gewissenhaften Geschäftsführers nicht verletzt, da die Pflichtverletzung bereits in der Kompetenzüberschreitung liegt.¹

Gut beratene Unternehmen werden bei dieser Anforderung daher keine Kompromisse eingehen.

Zu den wichtigsten rechtlichen Aspekten, die für einen Vorstand gelten können, zählen:

• Bei Umlaufbeschlüssen:
  • Zuverlässige Mitteilung von Beschlussvorschlägen an alle Vorstandsmitglieder
  • Einhaltung von Stimmfristen und revisionssichere Erfassung aller Stimmabgaben
  • Rechtssichere Feststellung und Dokumentation des Beschlussergebnisses
  • Erstellung eines Umlaufbeschlussprotkolls, möglichst mit digitaler Signatur der Beschlüsse
• Bei Beschlüssen in Vorstandssitzungen:
  • Ordnungsgemäße Ladung zur Vorstandssitzung aller Mitglieder des Vorstands unter Bezeichnung des Gegenstandes der Beschlussfassung²
  • Alternativ: Revisionssichere Dokumentation eines etwaigen Verzichts auf die Einhaltung von Frist- und Formvorschriften.³
  • Protokollierung der Sitzungen gemäß der Vorschriften der Geschäftsordnung und/oder Satzung⁴

Vertraulichkeit & Datensicherheit

Die meisten Unternehmen können auch keine Abstriche bei der sicheren Aufbewahrung der Vorstandsbeschluss-Daten machen. Denn bei Vorstandsbeschlüssen handelt es sich um vertrauliche Entscheidungen des höchsten operativen Führungsgremiums eines Unternehmens, die oft sogar den Charakter von Geschäftsgeheimnissen haben. Daher muss verhindert werden, dass Vorstandsentscheidungen von der Konkurrenz oder sonstigen unbefugten Dritten abgerufen werden können.

Ein wichtige Rolle bei der Beurteilung der Datensicherheit ist dabei, wie weit Anbieter von Vorstandssoftware dem US-Cloud-Act unterfallen. US-Behörden können aufgrund des US-Cloud-Acts nämlich auf Vorstands-Beschlüsse zugreifen, wenn der Anbieter dem amerikanischen Cloud Act unterfällt.

Wichtig: Selbst die Vorstandsanwendungen von deutschen Unternehmen können aufgrund des Cloud Acts angreifbar sein, wenn sie von amerikanischen Investoren kontrolliert werden (wirtschaftliche Eigentümer).

Die wichtigsten Punkte, die zu einer hohen Datensicherheit beitragen, sind:

• Sitz des Anbieters der Vorstandssoftware
• Server-Standort
• Wirtschaftliche Eigentümer des Anbieters der Vorstandssoftware
• Verschlüsselungsstandards
• Zugriffskontrollen (2-Faktor-Authentifizierung) und Berechtigungsmanagemet

Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit

Was hilfst die sicherste App, wenn sie von den Vorstandsmitgliedern aufgrund ihres schlechten Handlings nicht genutzt wird? Genau deshalb ist die Benutzerfreundlichkeit eine sehr wichtige Anforderung.

Bei der Benutzerfreundlichkeit ist einerseits darauf zu achten, dass verschiedene Nutzergruppen die Vorstandssoftware bedienen können müssen, die sich unterschiedlich intensiv mit deren Bedienung beschäftigen können (Vorstand, Legal Counsel, Assistenz, Abteilungsleiter, Berater etc.)

Sehr wichtig ist auch, dass die Vorstandssoftware möglichst einfach auf mobilen Endgeräten verwendet werden kann.

Zudem sollte eine gute Vorstandssoftware auch ermöglichen, verschiedene Gesellschaften und Gremien in einem Account managebar zu machen.

Die wichtigsten Aspekte zusammengefasst sind hier:

• Intuitive Bedienung auf verschiedenen Endgeräten
• Mobile Nutzungsmöglichkeiten
• Multi-Gremien-Fähigkeit
• Multi-Unternehmens-Fähigkeit
• Cloud-Unterstützung
• Support und Schulungsangebote

2. Die verschiedenen Anbieter im Vergleich

Nachfolgenden stellen wir die wichtigsten Anbieter von Vorstandssoftware jeweils im Vergleich zu Resolvio vor: Diligent, Dilitrust und Sherpany.

Diligent Boards

• Gegründet: 1994
• Betreiber/Eigentümer: Diligent Corporation (USA)
• Am besten bekannt für: Sitzungsmappen Management

Unternehmenshintergrund und Marktposition

Diligent, gegründet 1994, zählt zu den herkömmlichsten Anbietern im Bereich der Gremiensoftware-Lösungen. Das Produkt ist primär auf die Digitalisierung klassischer “Sitzungsmappen” ausgerichtet und folgt damit einem traditionellen Ansatz der Gremienarbeit.

Funktionale Defizite bei der Beschlussfassung

Unsere Analyse zeigt erhebliche Mängel bei der gesetzeskonformen Umsetzung von Beschlussfassungen:

1. Die Software bietet keine Funktion Unterschrift des Abstimmungsleiters (in der Regel der Vorstandsvorsitzende) zur Protokollierung von Beschlüssen. Diese Vorgabe ist im Aktiengesetz anders als für den Aufsichtsrat zwar nicht enthalten, aber typische Vorgabe in der Satzung oder Geschäftsordnung. Vorstände, die ihre Beschluss-und Sitzungsprotokolle nicht zeichnen, verstoßen daher durch die Nutzung von Diligent in der Regel gegen ihre Sorgfaltspflichten.⁵
2. Das System erlaubt ausschließlich Abstimmungen über Dokumente, die einer bestehenden Sitzung zugeordnet sind.
3. Die rechtskonforme Durchführung elektronischer Umlaufbeschlüsse (ohne Sitzung) mit definierten Stimmfristen ist mit Diligent Boards nicht realisierbar.

Datenschutzrechtliche Risikobewertung

Als US-amerikanischer Anbieter unterliegt Diligent ebenfalls dem US CLOUD Act, was trotz implementierter Sicherheitsmaßnahmen bedeutet:

US-Behörden haben potentiell die rechtliche Handhabe, ohne Kenntnis oder Zustimmung der betroffenen Aufsichtsratsmitglieder auf die in der Software gespeicherten Daten zuzugreifen. Diese Zugriffsrechte bestehen selbst dann, wenn die Daten physisch auf europäischen Servern gespeichert werden.

Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen oder sensitiven Informationen in der Gremienarbeit stellt diese Rechtslage ein signifikantes Sicherheitsrisiko dar.

Resolvio vs. Diligent Boards zusammengefasst:

DiliTrust Board Portal

• Gegründet: 2009
• Betreiber/Eigentümer: Dilitrust SAS (Frankreich)
• Am besten bekannt für: Vertragsmanagement

Unternehmenshintergrund und Produktportfolio

DiliTrust, ein Anbieter mit französischen Wurzeln, hat sich primär durch seine Vertragsmanagement-Software einen Namen gemacht. Das DiliTrust Board Portal stellt eine Erweiterung dieses Portfolios dar und richtet sich allgemein an Führungsgremien zur Organisation von Sitzungen.

Funktionale Einschränkungen

Bei unserer Prüfung der Beschlussfassungsfunktionen haben wir folgende relevante Einschränkung identifiziert:

Das System ermöglicht elektronische Abstimmungen ausschließlich im Kontext von formellen Sitzungen. Eine zentrale Funktionslücke besteht in der fehlenden Unterstützung für rechtskonforme digitale Umlaufbeschlüsse, die ohne Sitzung durchgeführt werden. Die im Vorstand geltenden gesetzlichen Anforderungen für solche Beschlussverfahren werden durch das DiliTrust Board Portal nicht vollständig abgedeckt.

Datenschutzrechtliche Bewertung

Positiv hervorzuheben in unserer datenschutzrechtlichen Analyse:

DiliTrust gibt an, sämtliche maßgeblichen europäischen Sicherheitsstandards einzuhalten. Als europäisches Unternehmen unterliegt DiliTrust nicht dem US CLOUD Act, was ein erheblicher Vorteil für die Datensicherheit und -souveränität darstellt.

Für Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen bietet dieser Umstand eine bessere Rechts- und Planungssicherheit bezüglich der Zugriffsrechte auf gespeicherte Informationen durch ausländische Behörden.

Resolvio vs. DiliTrust zusammengefasst:

***insertRVOCompareUmlaufbeschlussDilitrustVorstand***

Sherpany

• Gegründet: 2011
• Betreiber/Eigentümer: US-Cloud Anbieter Datasite (USA)
• Am besten bekannt für: Meeting Management

Kernfunktionalitäten

Sherpany bietet eine Meeting-Management-Software mit Fokus auf Organisation und Ablauf von Besprechungen. Die Anwendung enthält zusätzlich eine Komponente zur Meeting-Dokumentation, die jedoch wichtige Einschränkungen aufweist.

Rechtliche Einschränkungen

Bei unserer Prüfung haben wir festgestellt, dass die Dokumentationsfunktion nicht den Anforderungen des Aktiengesetzes entspricht und somit keine rechtssichere Protokollierung gewährleistet. Für Unternehmen, die auf eine gesetzeskonforme Dokumentation angewiesen sind, stellt dies einen erheblichen Mangel dar.

Ein weiterer Funktionsdefizit betrifft digitale Umlaufbeschlüsse: Die Software bietet keine dedizierte Lösung für rechtsgültige Beschlussfassungen ohne formelle Sitzung.

Datenschutzrechtliche Bedenken

Besonders kritisch in unserer datenschutzrechtlichen Bewertung: Seit Februar 2024 ist Sherpany eine Tochtergesellschaft eines US-amerikanischen Unternehmens. Dies hat zur Folge, dass die Anwendung unter die Bestimmungen des US CLOUD Acts fällt.

Diese Gesetzgebung ermöglicht US-Behörden potenziell den Zugriff auf gespeicherte Daten – selbst wenn diese physisch in Deutschland oder der Schweiz gehostet werden. Dieser Zugriff kann ohne Wissen der betroffenen Vorstandsmitglieder oder der Datenverantwortlichen erfolgen.

Für Organisationen mit erhöhten Datenschutzanforderungen oder regulatorischen Vorgaben könnte dieses rechtliche Konstrukt ein erhebliches Risiko darstellen.

Resolvio vs. Sherpany zusammengefasst:

Die Resolvio-Beschlussplattform

• Gegründet: 2021
• Betreiber/Eigentümer: Resolvio GmbH (Deutschland)
• Am besten bekannt für: Rechtssichere Beschlussfassung

Unternehmenshintergrund

Resolvio, gegründet 2021 von der deutschen Resolvio GmbH, hat sich in kurzer Zeit als führende Speziallösung für die rechtssichere digitale Beschlussfassung etabliert. Tausende von Geschäftsleitungsgremien in Deutschland setzen bereits auf diese innovative Plattform.

Kernkompetenz: Rechtssichere digitale Umlaufbeschlüsse

Im Gegensatz zu den bewerteten Mitbewerbern wurde Resolvio von Grund auf mit einem klaren Fokus entwickelt: Die vollständige Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen für wirksame digitale Beschlussfassungen in Vorstandsgremien.

Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Gesellschaftsrechtsexperten spiegelt sich in der durchdachten Prozessgestaltung wider. Die Software führt den Vorstandsvorsitzenden bzw. dessen Legal Counsel oder Assistenz systematisch durch alle rechtskonformen Verfahrensschritte:

• Initiierung des Beschlussantrags mit formgerechter Stimmfristsetzung
• Rechtssichere Stimmabgabe der Gremienmitglieder
• Konforme Beschlussfeststellung
• Automatisierte Protokollierung per digitaler Niederschrift

Datensicherheit und datenschutzrechtliche Exzellenz

Herausragend in der Bewertung der Datensicherheit:

Resolvio bietet als europäisches (deutsches) Unternehmen ohne Konzernverflechtungen mit Drittstaaten ein Höchstmaß an Datensicherheit. Die Software unterliegt nicht dem US CLOUD Act und setzt konsequent auf europäische (deutsche) Hostinginfrastruktur und Dienstleister.

Dadurch wird zu keinem Zeitpunkt ein Transfer von Beschlussdaten in Jurisdiktionen außerhalb des DSGVO-Geltungsbereichs erforderlich – ein entscheidender Vorteil gegenüber den US-amerikanischen Wettbewerbern.

Funktionale Stärken

Resolvio überzeugt mit praxisorientierten Funktionen, die für Entscheidungsträger entwickelt wurden:

• Integrierte digitale Signatur: Bestätigung der Stimmabgabe ohne Zusatztools wie DocuSign
• Aufsichtsratsintegration: Nahtlose Einholung von Zustimmungen beim Aufsichtsrat oder sonstigen Gremien zu genehmigungspflichtigen Geschäften
• Anwaltlich geprüfte Vorlagen: Umfangreiche Bibliothek für typische Beschlussszenarien (Geschäftsordnungen, Vorstandsbestellungen, Zustimmungserteilungen)
• Mobile Optimierung: Vollständige Funktionalität auf Smartphones und Tablets für ortsunabhängige Beschlussfassung
• Multi-Gremien-Management: Verwaltung sämtlicher Gremienmitgliedschaften über einen einzigen Account
• PDF-Export: Jederzeitige lokale Sicherung aller Beschlussdokumente

Zukunftsorientierung

Als dynamisch wachsende Plattform profitieren Nutzer von kontinuierlicher Weiterentwicklung und regelmäßigen Funktionserweiterungen, die konsequent an den Bedürfnissen professioneller Gremienarbeit ausgerichtet sind.

Für Organisationen, die besonderen Wert auf rechtssichere, effiziente und datenschutzkonforme digitale Beschlussfassung legen, stellt Resolvio die überzeugendste Gesamtlösung im Marktvergleich dar.

3. Fazit: Optimale Lösungen für rechtssichere digitale Beschlussfassung im Aufsichtsrat

Bei der Auswahl einer geeigneten Software für digitale Umlaufbeschlüsse in Führungsgremien ist die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen von entscheidender Bedeutung. Unsere vergleichende Analyse zeigt erhebliche Unterschiede zwischen den verfügbaren Lösungen:

Die herkömmlichen Anbieter Sherpany und Diligent weisen signifikante Defizite bei der rechtssicheren Umsetzung von Umlaufbeschlüssen auf. Zudem unterliegen beide als Tochtergesellschaften bzw. Anbieter aus den USA dem US CLOUD Act, was datenschutzrechtliche und haftungsrechtliche Risiken für den Vorstand birgt.

DiliTrust bietet zwar als europäischer Anbieter Vorteile im Datenschutz, kann jedoch ebenfalls keine vollständig rechtskonforme Durchführung von Umlaufbeschlüssen ohne Sitzung gewährleisten.

Die zunehmende Nutzung von Resolvio durch zahlreiche Vorstände basiert auf einem entscheidenden Alleinstellungsmerkmal: Es handelt sich um das einzige spezialisierte Tool am Markt, das von Grund auf für die rechtssichere digitale Beschlussfassung im Vorstand konzipiert wurde. Die Software vereint juristische Expertise mit praxisorientierter Bedienbarkeit und garantiert zugleich höchste europäische Datenschutzstandards.

Für Vorstände, die Wert auf rechtssichere, effiziente und datenschutzkonforme digitale Beschlussfassungen legen, stellt Resolvio daher die überzeugendste Lösung im aktuellen Marktumfeld dar.