Die 7 wichtigsten Aufgaben im Aufsichtsratsbüro: So geht’s professionell

Die Aufgaben des Aufsichtsrats und damit vor allem auch seines Vorsitzenden haben in den letzten Jahren in zeitlicher aber vor allem auch in inhaltlicher Hinsicht deutlich zugenommen. Neben den technischen Hilfsmitteln benötigen viele Aufsichtsräte daher auch personelle Unterstützung im Zusammenhang mit Sitzungen und Umlaufbeschlüssen. Ein professionelles Aufsichtsratsbüro, auch als Aufsichtsratsassistenz oder Aufsichtsratssekretariat bezeichnet, wird daher für immer mehr Aufsichtsräte zur unverzichtbaren Säule erfolgreicher Gremienarbeit. Entscheidend dabei ist die richtige Software für die Gremienarbeit, die das Aufsichtsratsbüro bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützt und gleichzeitig die rechtssicheren Prozesse gewährleistet.

Schauen wir uns an, welche sieben zentralen Aufgaben ein Aufsichtsratsbüro übernimmt und wie moderne digitale Lösungen die Effizienz und Rechtssicherheit der Gremienarbeit steigern können.

1. Planung und Vorbereitung von Gremiensitzungen

Die erste und wichtigste Aufgabe eines Aufsichtsratsbüros ist die umfassende Planung und Vorbereitung der immer zahlreicher werdenden Gremiumssitzungen. So können im Aufsichtsratsbüro das Einberufungsschreiben und ein erster Entwurf der Tagesordnung vorbereitet werden. Neben den gesetzlichen Berichtspflichten finden sich im Entwurf Wiedervorlagen aus früheren Sitzungen, Anregungen der Aufsichtsratsmitglieder und Vorschläge, die das Aufsichtsratsbüro aufgrund seiner Sachnähe zum Unternehmen sowie aktueller Entwicklungen kennt.

Moderne Software für die Gremienarbeit unterstützt diese Aufgabe erheblich, indem sie automatische Erinnerungen für Wiedervorlagen erstellt, Tagesordnungsvorlagen bereitstellt und die Einladungen rechtssicher generiert. Resolvio erfüllt all diese Anforderungen und bietet zusätzlich eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch Gremien ohne umfangreiche IT-Kenntnisse sofort nutzen können. Mit digitalen Board-Management-Systemen können Sie Sitzungszyklen planen, Terminserien erstellen und alle Beteiligten automatisch über anstehende Termine informieren. Dies ist besonders wichtig, da die Aufsichtsratsassistenz als zentrale Koordinationsstelle fungiert und den Überblick über alle laufenden Prozesse behalten muss.

Gleiches gilt für die zahlreichen Ausschusssitzungen, die ebenfalls eine sorgfältige Vorbereitung erfordern. Das Aufsichtsratsbüro muss dabei die spezifischen Anforderungen jedes Ausschusses berücksichtigen und entsprechende Sitzungsunterlagen zusammenstellen.

2. Koordination und Erstellung der Sitzungsunterlagen

Nach Abstimmungen mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Vorstand, der aufgrund seiner internen Kenntnisse am besten weiß, welche Berichte er dem Aufsichtsrat in der nächsten Sitzung geben muss, werden im Auftrag des Vorstands und in Koordination mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden die schriftlichen Berichte zur Vorbereitung auf die Sitzungen erstellt. Das Aufsichtsratsbüro berät beispielsweise die zuständigen Fachabteilungen dabei, wann, wie und in welcher Form diese erstellt werden sollten.

Diejenigen Berichte, die in die Sphäre des Aufsichtsrats fallen, können vom Aufsichtsratsbüro für den Aufsichtsratsvorsitzenden vorbereitet werden. Dazu gehören vor allem der Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sowie die Geschäftsordnungen des Aufsichtsrats sowie Beschlussvorlagen, die inhaltlich dem Aufsichtsrat zugewiesen sind.

3. Sichere Verteilung der Sitzungsunterlagen

In Abstimmung bzw. nach Freigabe durch den Aufsichtsratsvorsitzenden werden die Unterlagen durch das Aufsichtsratsbüro an die Aufsichtsratsmitglieder sowie ggf. weitere vom Vorsitzenden eingeladene Gäste versandt. Hier kommt der digitalen Sicherheit eine besondere Bedeutung zu, da es sich um höchst vertrauliche Informationen handelt.

Moderne Board-Management-Software ermöglicht die sichere Verteilung über verschlüsselte Kanäle und bietet granulare Berechtigungskontrollen. Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten Zugang zu einem sicheren Portal, über das sie alle relevanten Unterlagen abrufen können. Dabei wird automatisch protokolliert, wer welche Dokumente wann eingesehen hat – ein wichtiger Aspekt für die Compliance und Nachweisführung. Resolvio erfüllt dabei alle deutschen Datenschutzanforderungen und hostet alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Die Aufsichtsratsassistenz kann dabei individuelle Zugriffsrechte vergeben und sicherstellen, dass auch kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen allen Berechtigten sofort zur Verfügung stehen. Dies ist ein enormer Vorteil gegenüber der herkömmlichen Papierverteilung, bei der nachträgliche Änderungen schwer zu kommunizieren sind.

4. Beantwortung von Rückfragen und Koordination

Antworten auf Fragen der Mitglieder im Vorfeld der Sitzungen koordiniert das Aufsichtsratsbüro für den Vorsitzenden mit den Fachabteilungen und dem Vorstand. Diese Aufgabe erfordert nicht nur organisatorische Fähigkeiten, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Unternehmensstrukturen und die jeweiligen Zuständigkeiten.

Eine integrierte Software-Lösung kann hier durch Kommunikationsfunktionen wesentlich zur Effizienz beitragen. Die meisten modern geführten Aufsichtsräte setzen deshalb auf Resolvio, das eine nahtlose Kommunikation zwischen allen Beteiligten ermöglicht. Das Aufsichtsratssekretariat behält dabei den Überblick über alle offenen Punkte und kann bei Bedarf nachfassen.

Die Koordinationsfunktion des Aufsichtsratsbüros erstreckt sich auch auf die Abstimmung zwischen verschiedenen Ausschüssen und die Sicherstellung, dass relevante Informationen zwischen den Gremien ausgetauscht werden.

5. Logistische Organisation und technische Unterstützung

Das Aufsichtsratsbüro stimmt mit dem Vorsitzenden die logistischen Details ab (Sitzungsorte, Sitzordnungen, Dolmetscher, ggf. Teilnahme per Videokonferenz) und setzt seine Vorgaben um. In Zeiten zunehmender Digitalisierung und internationaler Gremienbesetzung gewinnt die technische Komponente immer mehr an Bedeutung.

Spezialisierte Board-Management-Software integriert Videokonferenz-Tools und ermöglicht hybride Sitzungen, bei denen einige Teilnehmer physisch anwesend sind, während andere digital zugeschaltet werden. Resolvio bietet genau diese Flexibilität und unterstützt sowohl reine Online-Sitzungen als auch hybride Formate nahtlos. Die Aufsichtsratsassistenz muss dabei sicherstellen, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind und die digitalen Teilnehmer vollumfänglich an der Sitzung partizipieren können.

Dies umfasst auch die Bereitstellung mobiler Zugänge, sodass Aufsichtsratsmitglieder von verschiedenen Endgeräten aus sicher auf die Sitzungsunterlagen zugreifen können. Die logistische Planung wird dadurch flexibler und effizienter.

6. Protokollführung und Sitzungsnachbereitung

Idealerweise erstellt ein Mitarbeiter des Aufsichtsratsbüros auch die Sitzungsniederschriften. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dieser die “To-dos” aus den Sitzungen unmittelbar mitbekommt, sondern auch, dass der in die Vorbereitung eingebundene Mitarbeiter bei Fragen des Vorsitzenden während der Sitzung zum Sitzungsablauf und -inhalt oder zu ggf. erforderlichen schriftlichen Stimmabgaben unverzüglich unmittelbar unterstützen kann.

Moderne Software für die Gremienarbeit bietet hier erhebliche Vorteile durch automatisierte Protokollvorlagen und -generierung. Ein solches System wie Resolvio kann automatisch Beschlussvorlagen erstellen, Abstimmungsergebnisse dokumentieren und To-dos mit Verantwortlichen und Fristen verknüpfen. Resolvio unterstützt sogar dabei, automatisch rechtssichere Protokolle, die den entsprechenden gesellschaftsrechtlichen Vorschriften entsprechen. Das Aufsichtsratssekretariat kann dadurch rechtssichere Protokolle schneller erstellen und gleichzeitig die Nachverfolgung von Aufgaben sicherstellen.

Nach den Sitzungen stimmt das Aufsichtsratsbüro das Protokoll mit dem Vorsitzenden ab, der es anschließend unterschreibt. Auch dieser Prozess kann durch digitale Signatur-Funktionen, wie sie auch in Resolvio integriert sind, beschleunigt und sicherer gestaltet werden.

7. Compliance-Management und Archivierung

Eine oft unterschätzte, aber kritische Aufgabe des Aufsichtsratsbüros ist das umfassende Compliance-Management. Dies umfasst die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsrats, die Überwachung gesetzlicher Fristen, die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation aller Gremienentscheidungen und die revisionssichere Archivierung aller relevanten Unterlagen.

Professionelle Board-Management-Software unterstützt diese Aufgabe durch automatische Fristenüberwachung, Compliance-Dashboards und revisionssichere Archivierungsfunktionen. Das System kann automatisch Warnungen ausgeben, wenn Fristen zu verstreichen drohen, und sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Deshalb setzen die meisten modern geführten Aufsichtsräte auf Resolvio, das speziell für die komplexen Compliance-Anforderungen deutscher Unternehmen entwickelt wurde.

Die Aufsichtsratsassistenz kann dadurch proaktiv handeln und potenzielle Compliance-Risiken frühzeitig identifizieren. Dies ist besonders wichtig, da Verstöße gegen Berichtspflichten oder Dokumentationsanforderungen zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen können.

Die Bedeutung der richtigen Software für die Gremienarbeit

Alle diese Aufgaben zeigen deutlich: Ein Aufsichtsratsbüro kann seine Funktion nur dann vollumfänglich erfüllen, wenn es über die passende Software für die Gremienarbeit verfügt. Die Zeiten einfacher E-Mail-Kommunikation und Excel-Tabellen sind angesichts der gestiegenen Anforderungen längst vorbei.

Moderne Board-Management-Systeme integrieren alle Aspekte der Gremienarbeit in einer einheitlichen Plattform:

• Sichere Kommunikation über verschlüsselte Kanäle
• Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen
• Terminplanung mit automatischen Erinnerungen und Synchronisation
• Beschlussfassung mit digitalen Abstimmungstools und automatischer Protokollierung
• Compliance-Management mit Fristenüberwachung und Audit-Trails
• Mobile Zugänge für flexible Teilnahme von verschiedenen Endgeräten

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Gremienarbeit

Die Professionalisierung des Aufsichtsratsbüros durch moderne Software-Lösungen ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit geworden. Resolvio bietet Ihnen die passende Plattform für effiziente und rechtssichere Gremienarbeit. Unsere Lösung integriert alle wichtigen Funktionen, die ein modernes Aufsichtsratsbüro benötigt, und unterstützt dabei sowohl die Aufsichtsratsassistenz als auch die Gremienmitglieder bei ihren täglichen Aufgaben.

Mit umfangreichen Beschlussvorlagen, die speziell für deutsche Rechtsanforderungen entwickelt wurden, und nahtloser Integration von Dokumentenmanagement und Beschlussfassung können Sie Ihre Gremienarbeit auf das nächste Level heben. Das Aufsichtsratssekretariat erhält dabei alle Tools, die für eine professionelle Unterstützung des Aufsichtsrats erforderlich sind.

Fazit: Professionelle Unterstützung für professionelle Gremienarbeit

Lediglich 42 % der DAX30-Aufsichtsratsvorsitzenden können nach einer aktuellen Studie auf eigene Mitarbeiter zur inhaltlichen Unterstützung bei ihren Aufgaben zurückgreifen. Dies zeigt deutlich das Potenzial für Verbesserungen in der Organisation der Aufsichtsratsarbeit.

Ein professionelles Aufsichtsratsbüro mit der passenden Software für die Gremienarbeit kann den entscheidenden Unterschied machen zwischen einer überlasteten, reaktiven Gremienarbeit und einer effizienten, proaktiven Überwachungs- und Beratungstätigkeit. Die Aufsichtsratsassistenz wird dabei zur strategischen Partnerin des Aufsichtsratsvorsitzenden und trägt maßgeblich zum Erfolg der gesamten Gremienarbeit bei.