Digitale Signaturen bei Beschlüssen: Rechtssicher und effizient unterzeichnen

Dokumente unterschreiben (auch „Signieren“) ist die mit Abstand älteste Beweistechnik der Menschheitsgeschichte. Durch Unterschriften („Signaturen“) soll gewährleistet werden, dass Erklärungen tatsächlich von der Person stammen, von der sie stammen sollen. Wir erklären in diesem Artikel, welche Signaturarten rechtlich anerkannt sind und welche rechtlichen Anforderungen es für Unterschriften auf digitalen Beschlüssen gibt. Außerdem erfahren Sie, warum die mit Resolvio erstellten Beschlüsse mit einem erhöhten Beweiswert ausgestattet sind.

Nachfolgend betrachten wir kurz und knapp die gesetzlichen Signaturarten und erklären, was das Besondere an der in Resolvio verwandten Signaturen ist:

• Handschriftliche Unterschrift auf Papierdokument
• Einfache elektronische Signatur
• Fortgeschrittene elektronische Signatur
• Qualifizierte elektronische Signatur
• Resolvio-Signatur mit erhöhten Beweiswert

Die beigefügte Sternebewertung soll eine schnelle Einordnung auf den ersten Blick erleichtern.

Gesetzlich geregelte Signaturformen

1. Handschriftliche Unterschrift auf Papierdokument

Die Unterschrift auf Papier ist für die meisten Unternehmer auch noch heute eine tagtägliche Selbstverständlichkeit. Damit diese Unterschrift rechtlich anerkannt wird, muss die Unterschrift zwar nicht unbedingt lesbar sein.

Erforderlich ist aber ein die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnender individueller Schriftzug.¹ Dabei genügt der Nachname. Eine vollständige Namensabkürzung ist jedoch keine Unterschrift.

Eine handschriftliche Unterschrift ist zwar nicht 100 % fälschungssicher. In aller Regel lassen sich Fälschungen jedoch ausreichend sicher durch einen sogenannten Handschriftenvergleich gerichtsfest nachweisen. Damit eine Fälschung nicht nachweisbar ist, muss schon ein sehr guter Fälscher Hand anlegen.²

Handschriftliche Unterschriften lassen sich sehr einfach ausführen. Mehr als ein Kugelschreiber ist nicht erforderlich.

2. Einfache Elektronische Signatur

Eine einfachen elektronischen Signatur liegt vor wenn „Daten, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet” mit einem elektronischen Dokument verknüpft werden.³ Anders als bei der Papierunterschrift ist eine handgeführte Namenszeichnung nicht erforderlich. Damit liegt schon bei bloßer Namensnennung, wie in einer einfachen E-Mail eine einfache elektronische Signatur vor. Eine eingescannte Unterschrift, die als Bild einer Datei angefügt wird, erfüllt ebenfalls diese Vorgaben.

Der Beweiswert ist geringer als bei der Papierunterschrift, weil keine handgeführte Namenszeichnung notwendig ist, um eine Unterschrift zu imitieren.

Soweit zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen eingesetzt werden, lässt sich der Beweiswert jedoch erheblich steigern (hierzu sogleich).

Der einfache Signatur lässt sich in der digitalen Welt sehr einfach verwenden.

3. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)⁴ arbeitet mit einem Signaturschlüssel (sogenannter „Public-Key”). Die Signatur kann dem Unterzeichner über einen Signaturschlüssel zugeordnet werden und ermöglicht dessen Identifizierung.

Die Zuordnung des Signaturschlüssels zu einer bestimmten Person lässt sich einfach fälschen, woraus sich ein geringer Beweiswert ergibt.

Die Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur setzt je nach konkret eingesetztem Verfahren eine gewisse Soft- und Hardwareausstattung voraus. Eine Verwendung ohne Vorbereitung ist im Geschäftsverkehr nicht möglich.

4. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

***rating0[Einfache Handhabung]***

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)⁵ sind fortgeschrittene elektronische Signaturen, die durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergänzt werden:

• Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (in der Regel Signaturkarte),
• Verwendung eines qualifizierten Zertifikats für elektronische Signaturen, das durch einen zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt worden ist.

Der Beweiswert gilt als vergleichbar mit einer Papierunterschrift. Während bei der Papierunterschrift die handgeführte Namenszeichnung eine sichere Zuordnung zu der ausstellenden Person zulässt, wird diese Zuordnung bei der QES durch die Kombination aus Signaturkarte und Zertifikat erreicht.

Genauso wie bei der Unterschrift besteht keine 100%-Sicherheit. Es lässt sich nicht ausschließen, dass die Signaturkarte bzw. das Zertifikat in fremde Hände gefallen ist und durch Unbefugte genutzt wird.

Die QES hat sich – anders als die Papierunterschrift – nicht flächendeckend etabliert. Der Grund: Ihr Einsatz ist umständlich und kostspielig.

Welche Signaturform ist für digitale Beschlüsse geeignet?

Die gute Nachricht zuerst: Grundsätzlich gilt in Deutschland für digitale Umlaufbeschlüsse die Textform gemäß § 126b BGB als Formvorschrift.⁶ Die Textform wird durch alle Signaturarten erfüllt. Das bedeutet, dass in aller Regel kein technisches Equipment notwendig ist, um digitale Beschlüsse rechtswirksam abzuschließen.

Eine Ausnahme gilt nur ausnahmsweise, wenn in der Satzung/Gesellschaftsvertrag ausdrücklich die Schriftform vorgeschrieben ist, die nur durch die Papierunterschrift oder durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden kann. Solche Regelungen werden in modernen Satzungen jedoch nur noch sehr selten getroffen.

Im Einzelfall kann zudem ein Beschluss beurkundungspflichtig sein, z.B. bei einer Kapitalerhöhung. Bei den täglich vorkommenden Beschlussgegenständen wie z.B. Zustimmung zu einer Geschäftsfühungsmaßnahme oder Feststellung des Jahresabschlusses ist jedoch keine notarielle Beurkundungspflicht gegeben.

Besonders hohe Beweisqualität von Resolvio-Beschlüssen

Auch wenn die „einfache elektronische Signatur“ für das Textformerfordernis bei digitalen Beschlüssen ausreichend ist, bleibt ein „Schönheitsfehler“: Der Beweiswert ist wesentlich geringer als bei einem traditionellen Papier-Beschluss mit einer handgeführten Unterschrift (siehe oben).

Deswegen sind in der Resolvio-App zusätzliche Sicherungsmaßnahmen integriert, die zu einem erhöhten juristischen Beweiswert der Resolvio-Beschlüsse führen. Gleichzeitig ist die Resolvio-App so konzipiert, dass Unterschriften auf Resolvio genauso einfach erstellt werden können wie Unterschriften mit Papier und Kugelschreiber.

In Resolvio kann eine Unterschrift ausschließlich handgeführt abgegeben werden. Der Unterschied zu einer traditionellen Unterschrift auf Papier ist lediglich, dass der Nutzer statt einem Kugelschreiber die Maus mit der Hand führt – oder gleich unmittelbar seinen Finger benutzt (auf Touchscreens).

Hierdurch ist die Zuordnung des individuellen Namensschriftzugs zu der Person, die die Stimme abgibt, vergleichbar sichergestellt wie bei einer Papierunterschrift und könnte im Bedarfsfall durch ein Unterschriftengutachten gerichtlich nachgewiesen werden.

Weitere Sicherheitsvorkehrungen erhöhen den Beweiswert zusätzlich: Insbesondere ist eine Unterschrift in dem passwort-geschützten Accountbereich von Resolvio möglich.

Neben dem erhöhten Beweiswert benötigen registrierte Resolvio-Nutzer keinerlei zusätzliche Hilfsmittel, um die elektronischen Unterschriften auf Resolvio abzugeben. Eine beweissichere Beschlussfassung kann genauso mit dem Smartphone mobile abgegeben werden wie auf dem Laptop am Arbeitsplatz oder zuhause.

Fazit: Mit Resolvio-Signaturen sind digitale Beschlüsse besonders sicher

Um beweissicher und zugleich mit geringem Aufwand digitale Beschlüsse zu fassen, eignet sich Resolvio besonders gut. Die mit Resolvio erstellten Signaturen sind nämlich zwingend handgeführt, woraus sich ein erhöhter Beweiswert für den Nachweis der Identität des Stimmabgebers ergibt.

Zugleich lassen sich Resolvio-Signaturen genauso einfach erstellen wie eine handgeführte Unterschrift auf Papier.

Das macht den Einsatz des Resolvio-Beschluss-Tools zum idealen Kompromiss zwischen Sicherheit und Einfachheit.