Beurkundung des Gesellschaftsvertrags: Gründung beim Notar vor Ort oder als Online-Gründung?

Wie viel kostet GmbH-Gründung, was gibt es bei der Beurkundung des Gesellschaftsvertrags zu beachten und wie funktioniert die GmbH-Online-Beurkundung. Dies und vieles mehr erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum müssen GmbH-Gesellschaftsverträge beurkundet werden?

GmbH-Gesellschaftsverträge müssen beurkundet werden, weil das im GmbH-Gesetz¹ so angeordnet ist. Mit dem notariellen Formerfordernis sollen die folgenden Zwecke erfüllt werden:

• Rechtssicherheit: Im Interesse des Rechtsverkehrs soll durch die Einschaltung des Notars Rechtssicherheit über die Grundlagen der eingetragenen Gesellschaft geschaffen werden.²
• Warnung und Belehrung: Darüber hat die notarielle Form für die Gesellschafter eine Warn- und Belehrungsfunktion: Nicht um sonst gibt es das Sprichwort: Eine GmbH-Gründung ist wie eine Ehe – nur dass die Scheidung nicht so einfach ist. Durch den Gang zum Notar soll den Gesellschaftern vor Augen geführt werden, dass es sich bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft um ein außergewöhnliches Rechtsgeschäft handelt, mit dem besondere Dauer-Verpflichtungen einhergehen.³
• Gültigkeit und Richtigkeit: Schließlich wird der Gesellschaftsvertrag vom Notar auch inhaltlich geprüft. So wird sichergestellt, dass die GmbH auch tatsächlich rechtlich entsteht und der Rechtsverkehr mit dieser gültige Geschäfte abschließen kann. Gültigkeits- und Richtigkeitsgewähr der Satzungsbestimmungen aufgrund der notariellen Prüfungspflichten.⁴

Wie funktioniert eine klassische Beurkundung vor Ort?

Grundsätzlich können die Gesellschafter den beurkundenden Notar frei wählen. Der Notar muss seinen Amtssitz also nicht am Sitz der zukünftigen Gesellschaft haben, nicht in einem bestimmten Bundesland ansässig sein oder sonst irgendwelche “Voraussetzungen” erfüllen, solange es sich um einen deutschen Notar handelt.⁵

Bei der Beurkundung vor Ort müssen alle Gesellschafter den Gesellschaftsvertrag vor dem Notar im Beurkundungstermin unterzeichnen.⁶

Dabei können sich einzelne oder alle Gründer auch durch einen bevollmächtigten Vertreter vertreten lassen, allerdings muss diese Vollmacht ihrerseits zumindest notariell beglaubigt sein.⁷

Außerdem ist es auch möglich, dass die einzelnen Gründer mit einem zeitlichen Abstand vor dem Notar den Gesellschaftsvertrag zeichnen (“gestrecktes Verfahren”) oder die Beurkundung vor verschiedenen Notaren erfolgt, wobei die entsprechenden Urkunden dann übereinstimmen und aufeinander verweisen müssen.⁸

Was sind die Besonderheiten eine Beurkundung per Musterprotokoll?

Für unkomplizierte Standardfälle besteht auch die Möglichkeit, eine Beurkundung in einem vereinfachten Verfahren zu erledigen, wofür geringere Kosten entstehen als bei der klassischen Vor-Ort-Beurkundung (zu den Kosten siehe unten).

Die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche vereinfachte Gründung sind:

• höchstens 3 Gesellschafter,
• nur ein Geschäftsführer,
• keine Abweichung vom gesetzlichen Inhalts des Musterprotokolls. Das offizielle Musterprotokoll können Sie hier herunterladen.

Diese Musterprotokoll wird in der Praxis nahezu ausschließlich für Einpersonen-Gründungen verwandt, weil wichtige Satzungsinhalte, die das Verhältnis zwischen mehreren Gründern regelt, nicht enthalten sind.⁹

GmbH online gründen

Seit 2022 ist es in Deutschland auch möglich, eine GmbH vollständig online bei einem Notar zu gründen, ohne dass die Gründer persönlich vor Ort beim Notar erscheinen müssen¹⁰. Außerdem ist nun auch eine hybride Beurkundung/Mischbeurkundung möglich, bei welcher einzelne Gründer per Videokommunikation zugeschhaltet werden.¹¹

Die Onlinegründung kann unter der von der Bundesnotarkammer betriebenen Plattform online-verfahren.notar.de relativ einfach genutzt werden.

Allerdings benötigen die Gründer für die Nutzung der Plattform derzeit noch in der Regel zwei gültige Ausweis- bzw. Passdokumente , um die Videokonferenz mit dem Notar durchführen zu können:

• gültiger (deutscher) Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion (eID) bzw. eine europäische eID
• zusätzlich gültiger Reisepass für das Auslesen des Lichtbildes, sofern der Personalausweis nicht nach dem 1. August 2021 ausgestellt wurde (Achtung: Es kommt auf das Ausstellungsdatum an, nicht auf das Gültigkeitsdatum).

Das Onlineverfahren kann auch mit der Beurkundung eines besonderen Online-Musterprotokolls kombiniert werden. Allerdings gilt hier (aus europarechtlichen Konformitätsgründen) zwar keine Beschränkung bei der Anzahl der Gesellschafter und Geschäftsführer, es gibt jedoch auch keinen Kostenvorteil.¹² In der Praxis kommt es daher kaum zum Einsatz.

Was kostet die GmbH-Gründung?

Bei den verschiedenen Möglichkeiten der GmbH Gründung fallen die folgenden Kosten an:

• Klassischer Notartermin vor Ort: Für die Gründung einer GmbH in bar mit einem Stammkapital von 25.000 Euro durch zwei oder mehrere Gesellschafter fallen Notarkosten von ca. 600 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und Auslagen an, wenn der Notar sämtliche zum Handelsregister einzureichenden Unterlagen (individueller Gründungsvertrag mit Satzung, Beschluss zur Geschäftsführerbestellung, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung) vorbereitet und die Einreichung veranlasst.¹³
• UG-Gründung mit Musterprotokoll: Die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) im Sinne des § 5a GmbHG mit Musterprotokoll und einem Stammkapital von 500 Euro durch einen Gesellschafter führt zu Notarkosten in Höhe von insgesamt 105 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer und Auslagen.¹⁴
• Online-Beurkundung: Für die Nutzung des Online-Beurkundungsportals entsteht eine zusätzliche Gebühr von 25 e für das Beurkundungsvefahren und 8 € für die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Im Übrigen gelten die Kosten des klassischen Beurkundungsverfahrens entsprechend (siehe oben).

Hinzu treten in allen drei Fällen die Gerichtskosten für die Eintragung der GmbH im Handelsregister. Die Eintragungsgebühr beträgt grundsätzlich 150 Euro, bei Sacheinlagen 240 Euro.¹⁵