Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Digitale Beschlüsse und Sitzungen sind längst Alltag – auch in Gremien, Aufsichtsräten und Gesellschafterkreisen. Doch sobald Dokumente unterzeichnet werden müssen, stellt sich die Frage: Wie lässt sich die handschriftliche Unterschrift rechtssicher digital ersetzen?
Die Antwort lautet: mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).

Was genau ist eine QES?

Die QES ist die höchste Sicherheitsstufe unter den elektronischen Signaturen.
Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem staatlich anerkannten Vertrauensdiensteanbieter (nach eIDAS-Verordnung) ausgestellt wird.

Die Identität der Unterzeichnenden wird dabei vorab geprüft – etwa per Video-Ident, Ausweis oder ID Austria.

Die QES aus juristischer Perspektive

Rechtsgrundlage ist die europäische eIDAS-Verordnung (EU 910/2014).
Sie legt fest, dass eine qualifizierte elektronische Signatur dieselbe Rechtswirkung hat wie eine Unterschrift auf Papier.

In Deutschland ist die QES damit die einzige digitale Signaturform, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann – etwa bei bestimmten Verträgen oder Beschlüssen.
Gerichte erkennen sie vollumfänglich als Beweismittel an.

Wann ist eine QES sinnvoll?

Nicht jeder Beschluss braucht eine QES. Sie ist besonders dann empfehlenswert, wenn:

• rechtliche Formvorgaben eine Schriftform verlangen (durch Vorgaben des Gesellschaftsrechts oder individuelle Vereinbarungen in Satzungen),
• Haftungs- oder Nachweispflichten bestehen,
• mehrere Parteien aus verschiedenen Ländern beteiligt sind,
• oder das Unternehmen intern auf maximale Rechtssicherheit setzt.

Für einfache Beschlüsse ohne Schriftformerfordernis reicht in vielen Fällen bereits die integrierte Abstimmungs- und Dokumentationsfunktion von Resolvio aus.
Bei formpflichtigen oder besonders sensiblen Entscheidungen lässt sich die QES jedoch als zusätzlicher Nachweis integrieren – etwa über einen zertifizierten Signaturdienst.