Umlaufbeschluss für Eigentümergemeinschaften in Österreich: So geht’s rechtssicher und digital

Für den Verwalterwechsel, Änderungen an der Hausordnung und viele andere Maßnahmen ist in österreichischen Eigentümergemeinschaften eine Abstimmung unter den Wohnungseigentümern zwingend erforderlich. Für diese Abstimmungen ist vor allem Eigentümerversammlung vorgesehen. Diese findet oftmals nur alle zwei Jahre statt. Wenn eine Entscheidung jedoch zwischendurch getroffen werden muss und zeitkritisch ist, gibt es eine Alternative: Den Umlaufbeschluss (auch “Beschluss im Umlaufweg” oder “Zirkularbeschluss”), der seit 2022 auch elektronisch möglich ist. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie einen elektronischen Umlaufbeschluss nach dem österreichischen Wohnungseigentümergesetz (WEG) wirksam fassen können und wie Sie Resolvio hierbei unterstützen kann.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Für wichtige Entscheidungen werden ist eine Abstimmung unter den Wohnungseigentümern notwendig. Diese Abstimmung kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden, nämlich:

1. als Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung¹ oder
2. als Umlaufbeschluss².

Aufgrund der WEG-Novelle im Jahr 2022 können Umlaufbeschlüsse nun auch im elektronischen Wege, z.B. über eine Beschlusssoftware wie Resolvio, durchgeführt werden (digitaler Umlaufbeschluss).

Wenn eine Abstimmung kurzfristig getroffen werden muss oder die Wohnungseigentümer selbst an entfernten Orten wohnen, ist ein digitaler Umlaufbeschluss die vorzugswürdige Alternative. Der Organisationsaufwand für die Eigentümerversammlung entfällt komplett, die Beschlussfassung lässt sich leichter dokumentieren und eine Maßnahme kann deutlich schneller in die Wege geleitet werden.

Damit ein digitaler Umlaufbeschluss jedoch auch wirksam ist, müssen die Vorgaben des österreichischen Wohnungseigentümergesetzes beachtet werden. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

So fassen Sie einen digitalen Umlaufbeschluss in Ihrer WEG

Damit ein Umlaufbeschluss wirksam zustande kommen kann, müssen die folgenden Punkte beachtet werden:

1. Mitteilung des Beschlussvorschlags an alle Wohnungseigentümer

Der Initiator der Abstimmung (in der Regel der Verwalter) muss sicherstellen, dass der Beschlussvorschlag, in dem er die Wohnungseigentümer zur Stimmabgabe auffordert, allen Wohnungseigentümern zugeht. Bei der Nutzung einer Beschlusssoftware durch Resolvio ist dieser Punkt mit der einmaligen Einrichtung eines Accounts für jeden Wohnungseigentümer erledigt. Um den Zugang kümmert sich die Software sodann automatisch.

Mit der Mitteilung des Beschlussvorschlags sollte eine angemessene Stimmfrist bestimmt werden. Die Länge einer solchen Stimmfrist ist gesetzlich nicht bestimmt; im Zweifel erscheint es ratsam, sich an der gesetzlichen Einladungsfrist von zwei Wochen zu orientieren.³

Außerdem ist nach dem österreichischen WEG eine besondere Informationspflicht zu beachten: In dem Beschlussvorschlag muss ein Hinweis auf die gesetzlichen Regelungen über die Stimmenmehrheit enthalten sein und darauf, dass eine wirksame Beschlussfassung auch möglich ist, wenn die Mehrheit der Wohnungseigentümer keine Stimme abgibt.⁴ Dieser Hinweis wird bei der Nutzung von Resolvio automatisch berücksichtigt.

2. Erfassen der Stimmabgaben

Bei der Erfassung der Stimmabgaben ist darauf zu achten, dass die Stimmen den richtigen Wohnungseigentümern zugeordnet werden können. Auch bei einer elektronischen Abstimmung sollte daher auf eine Signatur nicht verzichtet werden.

Eine Signatur-Funktion ist bei der Resolvio-Software natürlich enthalten.

3. Entgegennahme der Stimmen und Mitteilung an die anderen Wohnungseigentümer

Die Entgegennahme der Stimmabgaben durch den Initiator der Abstimmung und der Mitteilung an die jeweils anderen Wohnungseigentümern kommt nach der Rechtsprechung des OGH⁵ eine besondere Bedeutung zu. Denn bis zu diesem Zeitpunkt kann jeder Eigentümer seine Stimmabgabe frei widerrufen.

Resolvio übernimmt diese Aufgabe automatisch und sorgt so für einen schnellen Eintritt von Rechtssicherheit.

4. Feststellung des Beschlussergebnisses

Der Initiator der Abstimmung (in der Regel der Verwalter) ist als Abstimmungsleiter für die Auszählung der Stimmen verantwortlich. Sofern die erforderliche Stimmmehrheit erreicht wurde, stellt er fest, dass der Beschlussvorschlag angenommen worden ist. Andernfalls ist festzustellen, dass der Beschlussvorschlag abgelehnt worden ist.

Für die Stimmmehrheiten sieht das österreichische Wohnungseigentümergesetz seit 2022 Erleichterungen vor.⁶ Eine Stimmmehrheit liegt nunmehr in zwei Fällen vor:

• Einfache Mehrheit aller Miteigentumsanteile (= über 50 % der Anteile) oder
• Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen = über 66,66 % der Anteile), sofern die Mehrheit zumindest ein Drittel aller Miteigentumsanteile erreicht (mind. 33,33 %).

Durch die Erleichterung bei der notwendigen Stimmmehrheit können wirksame Beschlüsse sogar dann zustande kommen, wenn 2/3 der Wohnungseigentümer die Aufforderung zur Beschlussfassung ignorieren. Hierauf muss in der Mitteilung des Beschlussvorschlags daher ausdrücklich hingewiesen werden (siehe oben).

Resolvio ermöglicht es dem Verwalter einfach und rechtssicher, die notwendige Beschlussfeststellung zu treffen und generiert automatisch eine signierte Beschlussniederschrift, die sämtliche Stimmabgaben und die Beschlussfeststellung dokumentiert. Diese ist für die Kundmachung des Beschlusses notwendig (hierzu sogleich).

5. Kundmachung des Beschlusses

Das festgestellte Beschlussergebnis muss schließlich noch jedem Wohnungseigentümer mitgeteilt werden (Kundmachung). Hierfür sieht das Gesetz eine doppelte Kundmachung vor, die auch für Umlaufbeschlüsse gilt:⁷

• Das Beschlussergebnis muss einerseits an einer deutlich sichtbaren Stelle des Hauses (bei mehreren Häusern an mehreren solchen Stellen) ausgehängt werden sowie
• andererseits schriftlich per Post übersandt werden. Eine rein elektronische Übermittlung (etwa über Resolvio) ist jedoch auch möglich, wenn der Wohnungseigentümer dem zustimmt.

Auch bei der Kundmachung unterstützt Resolvio: Das von Resolvio automatisch generierte Beschlussprotokoll lässt sich einfach ausdrucken und aushängen. Zudem lässt sich mit Resolvio die Zustimmung zur elektronischen Beschlussübermittlung einfach einsammeln, sodass eine postalische Übersendung des Beschlussergebnisses nur noch in Ausnahmefällen erforderlich sein dürfte. Auch die besonderen Hinweise auf Aushangzeitpunkt und Anfechtungsfrist werden bei der elektronischen Beschlussübermittlung über Resolvio automatisch beachtet.

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Sämtliche Formalien für die Fassung von Umlaufbeschlüssen wird mit Resolvio automatisch beachtet. Damit können Verwalter und Wohnungseigentümer eine Beschlussfassung im Umlaufweg einfach und digital durchführen.

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