Umlaufbeschluss per Email: 5 Fakten und warum Resolvio die bessere Alternative ist

Umlaufbeschlüsse per Email sind in vielen Unternehmen noch immer gängige Praxis. Doch ist das wirklich der beste Weg, um wichtige Entscheidungen formal zu treffen? Viele Unternehmen machen sich über die Sicherheitsrisiken erst dann Gedanken, wenn es zu spät ist. Wir zeigen dir 5 wichtigsten Gründe, warum du auf Umlaufbeschlüsse per Email verzichten solltest und warum die digitale Beschlussfassung mit Resolvio die bessere Wahl ist. Als Bonus findest du am Ende des Artikels eine kostenlose Muster-Vorlage für deinen nächsten Umlaufbeschluss. 

Schauen wir uns zunächst den typischen Ablauf einer Abstimmung per Email am Beispiel eines AG-Vorstands an:

Die Assistenz des Vorstands oder der Geschäftsführung sendet eine Email an alle stimmberechtigten Mitglieder des Gremiums. Im Anhang befindet sich die Beschlussvorlage, oft als Word- oder PDF-Dokument. Die Empfänger sollen nun mit “Ja” oder “Nein” auf die Email antworten und damit ihre Stimme abgeben.

So weit, so einfach – könnte man meinen. Doch der Schein trügt. 

Risiko #1: Unsicherheit bei der Identität der Absender

Bleiben wir beim Beispiel der Email-Abstimmung: Woher weiß der Vorstand, dass die Antwort-Emails tatsächlich von den jeweiligen Gremienmitgliedern stammen? Email-Adressen lassen sich fälschen und Accounts können gekapert werden. Die Identität der Absender kann oft nicht zweifelsfrei geklärt. Dies kann die Gültigkeit des gesamten Beschlusses gefährden.

Anders bei Resolvio: Hier erfolgt die Authentifizierung über ein sicheres Login-Verfahren. So ist gewährleistet, dass nur berechtigte Personen an der Beschlussfassung teilnehmen. Missbrauch wird effektiv vorgebeugt.

Risiko #2: Unvollständige oder widersprüchliche Unterlagen

Die Vorlage im Anhang der Umlauf-Email ist nur eine Momentaufnahme. Häufig zirkulieren verschiedene Versionen, was schnell zu Verwirrung und Fehlern führt. Auch die Vollständigkeit der Unterlagen ist schwer zu überprüfen. 

Resolvio schafft hier Abhilfe: Alle relevanten Dokumente werden zentral und übersichtlich abgelegt. Jeder Teilnehmer hat Zugriff auf den aktuellen Stand. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. So ist sichergestellt, dass alle auf Basis der gleichen Informationen entscheiden.

Risiko #3: Verzögerungen im Beschlussprozess

Die Rücklaufquote auf Umlauf-Emails ist oft unbefriedigend. Einzelne Teilnehmer antworten verspätet oder gar nicht. Rückfragen und Abstimmungsprobleme führen zu weiteren Verzögerungen. Wertvolle Zeit geht verloren.

Resolvio hingegen strukturiert und beschleunigt den gesamten Prozess. Fristen können verbindlich festgelegt werden. Automatisierte Erinnerungen sorgen dafür, dass niemand eine Frist verpasst. Rückfragen lassen sich direkt im System klären. So fasst du Beschlüsse im Handumdrehen.

Risiko #4: Rechtliche Unsicherheiten

Die rechtlichen Anforderungen an Umlaufbeschlüsse sind komplex. Formfehler oder Verfahrensmängel können die Wirksamkeit des Beschlusses gefährden. Bei der Email-Methode lassen sich die nötigen Formalitäten nur schwer einhalten. Welche Risiken das birgt, wird dir spätestens klar, wenn ein Beschluss angefochten wird.

Resolvio beseitigt diese Unsicherheiten. Die Plattform führt dich Schritt für Schritt durch den rechtssicheren Beschlussprozess. Alle erforderlichen Vorlagen und Dokumente sind hinterlegt. Formal korrekte Beschlüsse sind damit ein Kinderspiel.

Risiko #5: Unzureichende Dokumentation 

Was wurde nochmal letztes Jahr per Umlauf beschlossen? Wer hat wie abgestimmt? Nicht selten versickern Email-Beschlüsse im Posteingang oder gehen im Lauf der Zeit verloren. Die Nachvollziehbarkeit leidet, was gerade bei wichtigen Entscheidungen zum Problem werden kann. Auch Compliance-Vorgaben und Aufbewahrungspflichten lassen sich so kaum erfüllen.

Resolvio schafft Transparenz: Alle Beschlüsse werden revisionssicher und langfristig gespeichert. Jederzeit kannst du Abstimmungsverhalten und Ergebnisse einsehen und nachweisen. Aufwändige Archivierungsmaßnahmen entfallen. Die lückenlose Dokumentation ist ein klarer Vorteil, auch gegenüber Behörden und Gerichten.

Beschluss-Vorlage für den Umlaufbeschluss

Auf Resolvio findest du kostenlose Vorlagen für elektronische Umlaufbeschlüsse für Gesellschafter, Vorstand, Aufsichtsrat und viele andere Gremienarten. So sparst du zusätzlich Zeit bei der Vorbereitung des Umlaufbeschlusses.

Fazit

Umlaufbeschlüsse per Email mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen. Aufgrund der erheblichen Sicherheitsrisiken sollten moderne Entscheider mit Emails keine Beschlüsse fassen.

Resolvio eliminiert die Risiken und bietet ein rundum sicheres, effizientes System für die digitale Beschlussfassung. Mit minimalem Aufwand erzielst du rechtssichere Ergebnisse. Probiere es jetzt aus und profitiere von den Vorteilen!

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