Online abstimmen und Beschlüsse fassen für Führungs-Gremien, Gesellschafter & Co: Diese Optionen gibt es

Gerade für Führungs-Gremien wie Vorstände & Geschäftsführung, Aufsichtsräte & Beiräte oder Gesellschafterversammlungen bietet die digitale Beschlussfassung enorme Vorteile. Doch welche Optionen stehen zur Verfügung und worauf solltest du achten? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten und zeigen dir, wie du effizient und rechtssicher online Umlaufbeschlüsse, Zirkularbeschlüsse etc. fassen kannst.

Die Bedeutung digitaler Beschlussfassung

Bevor wir uns die konkreten Optionen ansehen, lass uns kurz über die Wichtigkeit digitaler Beschlussfassung sprechen. In Zeiten von Home Office, internationalen Teams und der Notwendigkeit schneller Entscheidungen bietet die Online-Beschlussfassung zahlreiche Vorteile:

1. Zeitersparnis : Keine Anreise zu Präsenzsitzungen notwendig
2. Flexibilität : Beschlüsse können ortsunabhängig gefasst werden
3. Schnelligkeit : Kurzfristige Entscheidungen sind leichter möglich
4. Dokumentation & Compliance : Digitale Prozesse erleichtern die Nachvollziehbarkeit

Doch wie genau können Führungsgremien und Gesellschafter nun online Beschlüsse fassen? Schauen wir uns die gängigsten Optionen an.

1. Schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail

Eine früher weit verbreitete Option war das schriftliche Umlaufverfahren per E-Mail. Hierbei wird der Beschlussvorschlag an alle Mitglieder des Gremiums versandt, die dann innerhalb einer bestimmten Frist ihre Stimme abgeben.

Ein Vorteil der Email-Methode ist die Allgegenwärtigkeit und Flexibilität von E-Mails. Das verführt auch heute noch Firmen dazu, ihre Umlauf-Beschlüsse per E-Mail zu fassen. Die Kommunikation per E-Mail muss selbst weniger technikaffinen Gremienmitgliedern nicht mehr erklärt werden. Und per E-Mail lassen sich alle Beteiligten einfach “im Loop” halten und es lassen sich beliebige Anhänge als docx, pdf o.ä. beifügen.

Aber Vorsicht: Beschlüsse per E-Mail sind unsicher. Wegen der Defizite bei Datenschutz und Rechtssicherheit wird heute von E-Mail-Beschlüssen im professionellen Umfeld allgemein abgeraten.

Hier finden Sie einen ausführlichen Artikel zu den Nachteilen von Online-Beschlüssen per E-Mail.

2. Beschlussfassung per WhatsApp

Eine zunehmend populäre, wenn auch nicht unumstrittene Methode ist die Beschlussfassung per WhatsApp. Gerade in kleineren Gremien oder bei eiligen Entscheidungen wird diese Option manchmal genutzt. Der Vorteil liegt in der schnellen und unkomplizierten Kommunikation.

Allerdings gibt es bei dieser Methode einige rechtliche und praktische Bedenken zu beachten:

1. Datenschutz: WhatsApp steht aufgrund seiner Datenschutzpraktiken in der Kritik. Die Nutzung für geschäftliche Zwecke, insbesondere für sensible Beschlussfassungen, ist daher problematisch.
2. Dokumentation: Die langfristige und rechtssichere Dokumentation von Beschlüssen über WhatsApp ist nur über beschwerliche Umwege möglich (z.B. Screenshots). Spätestens nach dem ersten Personalwechsel kann oft nicht mehr nachvollzogen werden, ob über ein bestimmtes Thema ein wirksamer Beschluss gefasst worden ist oder nicht.
3. Rechtliche Anforderungen: Aus den gesetzlichen Vorschriften sowie aus vielen Satzungen und Gesellschaftsverträge von AGs, SEs, GmbHs, UGs und anderen Rechtsformen ergeben sich in der Regel spezifische Formvorschriften für Abstimmungen, die über WhatsApp in der Regel nicht erfüllt werden können. Beispielsweise ist in Satzungen häufig vorgesehen, dass über Beschlussfassungen ein Protokoll angefertigt werden muss. Bei einem Aufsichtsrat ist es sogar gesetzlich verpflichtend, dass der Aufsichtsratsvorsitzende dieses Protokoll zeichnet.¹

Wenn du dich dennoch für diese Option entscheidest, solltest du unbedingt im Vorfeld die rechtliche Zulässigkeit prüfen und eine Methode zur sicheren Dokumentation der Beschlüsse etablieren (z.B. Screenshots der Stimmabgaben an einem sicheren Speicherort ablegen).

3. Spezialisierte Online-Plattformen für Beschlussfassungen

Die wohl effizienteste und sicherste Methode für Online-Beschlüsse sind spezialisierte Beschluss-Plattformen wie Resolvio. Diese bieten maßgeschneiderte Lösungen für digitales Abstimmen und Beschließen und vereinen die Vorteile der vorherigen Optionen, während sie deren Nachteile vermeiden.

Mit Resolvio kannst du beispielsweise:

• Anwaltliche Beschlussvorlagen nutzen und anpassen
• Abstimmungen durchführen und in Echtzeit verfolgen
• Rechtssichere Dokumentation gewährleisten
• Rechtliche Anforderungen an Beschlüsse und Gremien-Abstimmungen einhalten

Ein großer Vorteil von Resolvio ist die Gewährleistung der Rechtssicherheit. Gerade bei wichtigen Gremienbeschlüssen ist dies von entscheidender Bedeutung.

Fazit: Die richtige Wahl treffen

Wie wir gesehen haben, gibt es verschiedene Optionen für die Online-Beschlussfassung in Führungs-Gremien und unter Gesellschaftern. Die Wahl der richtigen Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art des Gremiums, der Häufigkeit der Beschlüsse und den spezifischen Anforderungen an Rechtssicherheit und Datenschutz.

Für sporadische, einfache Beschlüsse z.B. in kleineren Vereine oder informellen Gremien mag das E-Mail-Umlaufverfahren ausreichen. Bei sehr dringenden Entscheidungen in kleinen Gruppen könnte WhatsApp in Betracht gezogen werden, wobei hier besondere Vorsicht geboten ist. Für eine umfassende, rechtssichere und effiziente Lösung ist die Nutzung spezialisierter Plattformen wie Resolvio zu empfehlen.

Unabhängig von der gewählten Option ist es wichtig, dass du die rechtlichen Rahmenbedingungen im Blick behältst und eine für dein Gremium passende Lösung findest. Mit der richtigen Herangehensweise kann die Online-Beschlussfassung zu einer echten Effizienzsteigerung in der Gremienarbeit führen.

Hast du Fragen zur Umsetzung von Online-Beschlüssen in deinem Führungs-Gremium oder unter Gesellschaftern? Nutze unsere Beratung oder teste Resolvio kostenlos, um die Vorteile digitaler Beschlussfassung selbst zu erleben.