4 x Aufsichtsrat-Software im Vergleich 2024: Digitaler Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat

Immer mehr Aufsichtsräte und Beiräte nutzen sogenannte Aufsichtsrat-Software (auch “Gremien-App, “Board Portal” oder “Board Management Software”), um digitale Umlaufbeschlüsse zu fassen. Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend dafür, dass die digitalen Beschlüsse wirksam sind und keine Haftungsrisiken bergen. Welche rechtlichen Voraussetzungen Aufsichtsrat-Apps für den Einsatz im Aufsichtsrat erfüllen müssen, haben wir hier im Detail aufbereitet.

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die gängigsten Anbieter von Aufsichtsrat-Software, wie sie beim Einsatz für den digitalen Umlaufbeschluss (auch “elektronische Umlaufbeschlüsse”) im Aufsichtsrat abschneiden und warum sich viele Nutzer für Resolvio entscheiden.

Sherpany

• Gegründet: 2011
• Betreiber/Eigentümer: US-Cloud Anbieter Datasite (USA)
• Am besten bekannt für: Meeting Management

Sherpany ist ein Anbieter für Meeting-Software, welcher seine Stärken in der Organisation von Meetings hat. Als Zusatzfunktion ist in der Sherpany-App auch ein Workflow für die Meeting-Dokumentation enthalten. Hierbei handelt es sich allerdings nicht um eine rechtssichere Dokumentation, die sich an den Vorschriften des Aktiengesetzes für den Aufsichtsrat¹ ausrichtet. Eine Funktionalität für einen echten digitalen Umlaufbeschluss (ohne Sitzung) wird von Sherpany nicht mitgeliefert.

Da Sherpany seit Februar 2024 Tochtergesellschaft einer US-Firma ist², fällt Sherpany unter den sogenannten US-CLOUD Act, sodass sich US-Behörden ohne Kenntnis der betroffenen Aufsichtsräte Zugriff auf die Sherpany-Daten verschaffen können, selbst bei einer Speicherung der Daten in z.B. Deutschland oder der Schweiz.

Resolvio vs. Sherpany zusammengefasst:

Diligent Boards

• Gegründet: 1994
• Betreiber/Eigentümer: Diligent Corporation (USA)
• Am besten bekannt für: Sitzungsmappen Management

Diligent ist mit dem Gründungsjahr 1994 der “amerikanische Dinosaurier” in dem Markt für Gremiensoftware-Lösungen, dessen Produkt sich auf die Organisation von traditionellen “Sitzungsmappen” konzentriert. Dass bei Diligent kein Fokus auf die Fassung wirksamer Umlaufbeschlüsse gelegt wird, merkt man der Software an: Es ist nicht vorgesehen, dass eine Protokollierung durch den Abstimmungsleiter (= in der Regel der Aufsichtsratsvorsitzende) unterschreiben soll, obwohl dies im Aktiengesetz zwingend³ vorgeschrieben ist. Es lassen sich auch ausschließlich Abstimmungen über Dokumente durchführen, die einer Sitzung zugeordnet sind. Eine elektronischer Umlaufbeschluss (ohne Sitzung) und mit Stimmfrist kann mit Diligent Boards nicht umgesetzt werden.

Als US-Anbieter unterfällt Diligent den sogenannten US-CLOUD Act. Trotz der in der Software vorgesehenen Sicherheitsvorkehrungen können sich daher US-Behörden ohne Kenntnis der betroffenen Aufsichtsräte Zugriff auf die Diligent-Daten verschaffen, selbst wenn die Daten auf europäischen Servern gespeichert werden.

Resolvio vs. Diligent Boards zusammengefasst:

DiliTrust Board Portal

• Gegründet: 2009
• Betreiber/Eigentümer: Dilitrust SAS (Frankreich)
• Am besten bekannt für: Vertragsmanagement

DiliTrust ist ein französisch-stämmiger Anbieter, der bekannt für Vertragsmanagement-Software ist. Die kleine Schwester für das Vertragsmanagement-Produkt ist das DiliTrust Board Portal, welches im Aufsichtsrat zur Organisation von Aufsichtsratssitzungen genutzt werden kann. Elektronische Abstimmungen lassen sich mit DiliTrust allerdings nur im Zusammenhang mit Sitzungen durchführen und dokumentieren. Echte digitale Umlaufbeschlüsse, die die für Aufsichtsrechte geltenden rechtlichen Anforderungen⁴ erfüllen, sind auch im DiliTrust Board Portal nicht vorgesehen.

DiliTrust hält nach eigenen Angaben alle gängigen europäischen Standards für Sicherheitsstandards ein und unterliegt auch nicht dem US-Cloud Act.

Resolvio vs. DiliTrust zusammengefasst:

Resolvio

• Gegründet: 2021
• Betreiber/Eigentümer: Resolvio GmbH (Deutschland)
• Am besten bekannt für: Rechtssichere Beschlussfassung

Hunderte von Aufsichtsräten nutzen Resolvio, weil sich hiermit einfach und unkompliziert digitale Umlaufbeschlüsse fassen lassen. Die Software ist darauf ausgerichtet, dass die rechtlichen Anforderungen an eine wirksame Beschlussfassung erfüllt werden können.

Trotz der einfachen Bedienbarkeit merkt man der Resolvio-App an, dass es sich um eine Software handelt, die in enger Abstimmung mit auf Gesellschaftsrecht spezialisierten Rechtsanwälten entwickelt worden ist: Resolvio macht es dem Aufsichtsratsvorsitzenden leicht, die rechtlichen Vorgaben für das digitale Umlaufverfahren zu erfüllen. Jeder Umlaufbeschluss durchläuft die notwendigen Verfahrensschritte von der Mitteilung des Beschlussantrags mit Stimmfristsetzung bis zur Beschlussfeststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses. Die Dokumentation per digitaler Niederschrift erfolgt automatisch.

Zudem wird bei Resolvio auf Datensicherheit höchsten Wert gelegt. Es handelt sich um ein europäisches (deutsches) Unternehmen, welches keine Mutterunternehmen in datenrechtlich unsicheren Drittländern und nicht dem US-CLOUD Act unterliegt. Zugleich nutzt Resolvio für sein Hosting und sonstige Datenverarbeitung ausschließlich europäische (deutsche) Dienstleister. Beschlussdaten werden also zu keinem Zeitpunkt in Drittländer übertragen, in welchen die datenschutzrechtlichen Standards der DSGVO keine Anwendung finden. Damit ist ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet.

Die Software lässt sich auf dem Desktop oder mobil auf Handy oder iPad/Tablet nutzen.

Resolvio wurde aus der Sicht von Unternehmern entwickelt und möchte es für den einzelnen Entscheider so einfach wie möglich machen, wirksame Beschlüsse zu fassen. Hierauf konzentrieren sich bei Resolvio die einzelnen Features:

• Rechtliche Anforderungen für digitale Umlaufbeschlüsse im Aufsichtsrat:
  Im Gegensatz zu allen Wettbewerbern ist Resolvio speziell darauf ausgelegt, die rechtlichen Anforderungen an einem digitalen Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat zu erfüllen.
• Stimmabgabe und Beschlussfeststellung mit digitaler Signatur:
  Die abstimmenden Beschlussmitglieder bestätigen Ihre Stimmabgabe per digitaler Unterschrift. Zusatztools wie z.B. DocuSign sind nicht notwendig.
• Nahtlose Zusammenarbeit mit dem Vorstand:
  Der Vorstand kann bei dem Aufsichtsrat die Zustimmung zu zustimmungspflichtigen Geschäften per digitalen Umlaufbeschluss einholen.
• Anwaltlich entwickelte Beschlussvorlagen:
  Für typische Beschlussthemen bietet Resolvio eine stetig wachsende Anzahl an Beschlussvorlagen. Von dem Beschluss einer Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat über die Vorstandsbestellung bis zu Zustimmungserteilung an den Aufsichtsrat stehen für den Aufsichtsrat klassische Beschlussvorlagen bereit.

• Mobile App:
  Resolvio ist auf die mobile Nutzung per Handy oder Tablet optimiert. D.h. Aufsichtsratsmitglieder können an wichtigen Umlaufbeschlüssen problemlos von unterwegs teilhaben, sich die Beschlussunterlagen ansehen und ihre Stimmabgabe vornehmen.
• Multigremien-Fähigkeit:
  Resolvio ist auf Multigremienmanagement ausgelegt, d.h. Aufsichtsratsmitglieder können mit einem einzigen Account ihre übrigen Gremienmitgliedschaft in anderen Unternehmen oder Organisationen managen und dort ebenfalls Beschlüsse mit Resolvio fassen.
• Pdf-Beschlussexport:
  Nutzer können Ihre Beschlüsse jederzeit im PDF-Format exportieren und bei sich lokal abspeichern.

Resolvio wird ständig weiterentwickelt. In Zukunft werden weitere nützliche Features hinzukommen.

Fazit

Bei der Auswahl der richtigen Aufsichtsrat-Software für den digitalen Umlaufbeschluss im Aufsichtsrat ist es wichtig, dass die rechtlichen Anforderungen an eine wirksame Beschlussfassung beachtet werden können. Die meisten Aufsichtsräte setzen auf Resolvio, weil es das einzige Tool ist, mit dem im Aufsichtsrat rechtssichere Umlaufbeschlüsse einfach und digital gefasst werden können.