Umlaufbeschlüsse mit qualifiziert elektronischer Signatur nach eIDAS

Maximale Rechtssicherheit ohne Medienbrüche: Ersetzen Sie die händische Unterschrift durch den europäischen Goldstandard der digitalen Signatur.

Digitale Beschlüsse und Sitzungen sind längst Alltag – auch in Gremien, Aufsichtsräten und Gesellschafterkreisen. Doch sobald Dokumente unterzeichnet werden müssen, stellt sich die Frage: Wie lässt sich die handschriftliche Unterschrift rechtssicher digital ersetzen?

Die Antwort lautet: mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Resolvio integriert diese direkt in den Abstimmungsprozess, um genau diese Lücke zu schließen.

Was genau ist eine QES nach eIDAS?

Die QES ist die höchste Sicherheitsstufe unter den elektronischen Signaturen. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem staatlich anerkannten Vertrauensdiensteanbieter (nach eIDAS-Verordnung) ausgestellt wird. Die Identität der Unterzeichnenden wird dabei vorab streng geprüft – etwa per Video-Ident oder Ausweis.

Die eIDAS-Verordnung der EU schafft hierfür einen einheitlichen Rahmen und unterscheidet drei Niveaus:

• Einfache Signatur: z.B. E-Mail-Signatur, einfache DocuSign-Felder
• Fortgeschrittene Signatur: höhere Identifikationsanforderungen
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Dies ist die höchste Stufe mit der stärksten Rechtswirkung.

Mehr zum Handling der verschiedenen Signaturtypen bei Resolvio finden Sie hier.

Die QES aus juristischer Perspektive

Rechtsgrundlage ist die europäische eIDAS-Verordnung (EU 910/2014). Sie legt fest, dass eine qualifizierte elektronische Signatur dieselbe Rechtswirkung hat wie eine Unterschrift auf Papier. Gerichte erkennen sie vollumfänglich als Beweismittel an.

In Deutschland, Österreich und den übrigen EU-Mitgliedstaaten ist die QES damit die einzige digitale Signaturform, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann (z.B. Deutschland: § 126a BGB, Österreich: § 4 SigG). Das bedeutet: Sie können rechtssicher beschließen, ohne jemals ein Blatt Papier auszudrucken.

Wann ist der Einsatz einer QES sinnvoll?

Nicht jeder Beschluss braucht zwingend eine QES. Für einfache Beschlüsse ohne Schriftformerfordernis reicht in vielen Fällen bereits die integrierte Abstimmungs- und Dokumentationsfunktion von Resolvio aus.

Die QES ist jedoch besonders dann empfehlenswert oder notwendig, wenn:

• Rechtliche Formvorgaben eine Schriftform verlangen (durch Vorgaben des Gesellschaftsrechts oder individuelle Vereinbarungen in Satzungen).
• Besondere Haftungs- oder Nachweispflichten bestehen.
• Mehrere Parteien aus verschiedenen Ländern beteiligt sind.
• Das Unternehmen intern auf maximale Rechtssicherheit setzt.

Ihre Vorteile mit Resolvio

• Keine Medienbrüche: Kein Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Hochladen mehr. Der gesamte Prozess findet digital statt.
• Rechtssicherheit: Erfüllen Sie höchste Formvorschriften für kritische Beschlüsse (sofern gesetzlich zulässig).
• Komfort durch Fernsignatur: Ihre Gremienmitglieder benötigen keine Lesegeräte oder Chipkarten. Die Signatur erfolgt bequem per Smartphone über zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter.

Rechtliche Anforderungen je nach Rechtsform und Land

Ob eine einfache Abstimmung reicht oder zwingend eine QES erforderlich ist, hängt stark vom Sitz Ihrer Gesellschaft (Land) und der jeweiligen Rechtsform (z.B. GmbH, AG, Genossenschaft) ab.

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