Neuen Geschäftsführer bestellen in GmbH/​UG: Beschluss-Muster, Tipps & Vorteile

Geschäftsführer gehören zu den wichtigsten Mitarbeitern einer GmbH oder UG – denn ihre Arbeit ist oft entscheidend dafür, ob das Unternehmen erfolgreich ist und bleibt. Um einen neuen Geschäftsführer in der GmbH bzw. UG zu installieren, sind Gesellschafterbeschlüsse mit verschiedenen Inhalten notwendig, über die oft Verwirrung besteht: Bestellung, Anstellungsvertrag, Vertretungsbefugnis, Geschäftsordnung etc… wer soll da noch den Überblick behalten!? Was sind die richtigen Vorlagen/Muster für den Beschluss?

In diesem Artikel stellen wir dir kurz und prägnant die wichtigsten Inhalte für den Gesellschafterbeschluss vor, die bei einem neuen Geschäftsführer relevant werden. Manche Beschlussinhalte sind Must-Haves , andere optionale Add-Ons . An der Anzahl der Flammen kannst du ablesen, wie hoch wir die Relevanz des Beschlussthemas einschätzen – los geht’s!

Bestellung des neuen Geschäftsführers

Die Bestellung des neuen Geschäftsführers ist zwingend notwendig, wenn deine Gesellschaft mit einem neuen Geschäftsführer ausgestattet werden soll.

Bestellung bedeutet: Dem neuen Geschäftsführer werden die rechtlichen Befugnisse für seine Tätigwerden für die GmbH bzw. UG eingeräumt:

• Geschäftsführungsführungsbefugnis,
• Vertretungsbefugnis.

Die Bestellung des Geschäftsführers erfolgt durch Beschluss der Gesellschafter und Annahme durch den Geschäftsführer.

Hier geht es zur passenden Vorlage für den Gesellschafterbeschluss “Bestellung eines neuen Geschäftsführers”.

Ab dem Moment der Beschlussfassung und Annahme kann der Geschäftsführer für die GmbH/UG auftreten und z.B. Verträge für diese abschließen.

Nach der Bestellung ist noch die Anmeldung des neu bestellten Geschäftsführers beim Handelsregister erforderlich. Hierfür muss der neue Geschäftsführer einfach einen Termin bei einem Notar deiner Wahl vereinbaren und den Gesellschafterbeschluss vorlegen. Der Notar kümmert sich um die weiteren Formalien der Handelsregisteranmeldung.

Anstellungsvertrag

Die Hauptfunktion den Anstellungsvertrages ist es, die Vergütung für den Geschäftsführer festzulegen. Erst hierdurch entsteht der Vergütungsanspruch, den der Geschäftsführer für seine Tätigkeit gegen die GmbH/UG hat.

Der Abschluss eines Anstellungsvertrags ist streng genommen nicht notwendig für einen neuen Geschäftsführer. Der neue Geschäftsführer kann auch ohne Anstellungsvertrag – also allein aufgrund des Bestellungsbeschlusses – für die GmbH/UG tätig werden.

In der Praxis verzichten jedoch nur Geschäftsführer, die gleichzeitig auch Gesellschafter mit einer wesentlichen Beteiligung sind, auf einen Anstellungsvertrag. Ein gering oder gar nicht beteiligter Geschäftsführer wird nicht bereit sein, für die GmbH/UG zu arbeiten und die Geschäftsführerhaftung zu übernehmen, ohne hierfür ordentlich bezahlt zu werden.

Auch der Anstellungsvertrag mit dem Geschäftsführer erfolgt durch Beschluss der Gesellschafter und Annahme durch den Geschäftsführer.

Den notwendigen Gesellschafterbeschluss für den Abschluss des Geschäftsführer-Anstellungsvertrags haben hier wir als Standardmuster für euch vorbereitet.

Weitere Formalien sind hier nicht erforderlich. Kein Notar, kein Handelsregister.

Vertretungsbefugnis

Die Vertretungsbefugnis ist ein Beschlussinhalt, über den man erst nachdenken muss, wenn die GmbH/UG perspektivisch durch mehr als einen Geschäftsführer geführt werden soll. Denn wenn nur ein Geschäftsführer bestellt ist, kann dieser die GmbH/UG immer allein vertreten (Einzelvertretungsbefugnis).

Wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind, gilt von Gesetzes wegen die Gesamtvertretungsbefugnis. D.h.: Alle Geschäftsführer sind nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt, es sei denn, dass der Gesellschaftsvertrag etwas anderes bestimmt. 

Wenn man von der gesetzlichen Gesamtvertretungsbefugnis abweichen möchte, hat man zwei Möglichkeiten:

• Entweder trifft man im Gesellschaftsvertrag/Satzung eine neue Vertretungsregelung, die für alle Geschäftsführer generell gilt (abstrakte Vertretungsbefugnis). Hierfür ist ggf. eine Änderung des Gesellschaftsvertrags erforderlich.
• Oder man beschließt für den einzelnen Geschäftsführer eine eigene Vertretungsregelung, die dann auch nur für diesen Geschäftsführer gilt (konkrete Vertretungsbefugnis). Diese Möglichkeit ist besonders flexibel, weil hierfür keine (beurkundungsbedürftige) Satzungsänderung notwendig ist.

Häufig wird dem einzelnen Geschäftsführer Einzelvertretungsbefugnis eingeräumt, auch wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind. Gängig ist auch die sogenannte “gemischte” Gesamtvertretung, bei der Prokuristen mit eingebunden werden (nur zulässig bei mehreren Geschäftsführern!).

Die Einräumung einer speziellen Vertretungsbefugnis erfolgt durch Gesellschafterbeschluss.

Hier geht es zur Beschlussvorlage für die Einräumung von Einzelvertretungsbefugnis.

Ein Beschlussmuster für die Einräumung von “gemischter” Gesamtvertretungsbefugnis haben wir hier für dich vorbereitet.

“Normale” Gesamtvertretungsbefugnis kann mit dieser Beschlussvorlage eingeräumt werden.

Mit der Bestellung ist auch die Vertretungsbefugnis beim Handelsregister anzumelden (siehe oben).

Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB

In Bestellungsbeschlüssen liest man häufig: “Frau Musterfrau ist von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit.” Dieser unschuldige Satz hat eine hohe Tragweite, die gefährlich für die Gesellschaft sein kann.

§ 181 BGB verbietet nämlich sogenannte Insichgeschäfte¹, d.h.

• die Selbstkontrahierung, also dass der Geschäftsführer als Vertreter der GmbH/UG mit sich einen Vertrag abschließt,
• die Mehrfachvertretung, also dass der Geschäftsführer als Vertreter der GmbH/UG und als Vertreter einer anderen Gesellschaft einen Vertrag abschließt.

Die Beschränkungen des § 181 BGB sollen verhindern, dass der Geschäftsführer Verträge für die GmbH abschließen kann, bei welchen er in einen Interessenkonflikt mit seinen eigenen Interessen bzw. Interessen einer anderen Gesellschaft gerät.

Gesellschafter sollten sich genau überlegen, ob sie eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB beschließen wollen. Andererseits kann insbesondere das Mehrfachvertretungsverbot vor allem dann lästig werden, wenn der Geschäftsführer auch bei Tochtergesellschaften das Geschäftsführungsamt bekleidet und diese Gesellschaften untereinander Geschäfte abschließen können sollen. Hierfür wäre ohne generelle Befreiung für jedes Einzelgeschäft mit den Tochtergesellschaften eine Befreiung im Einzelfall erforderlich.

Auch die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erfolgt durch Gesellschafterbeschluss. Die generelle Befreiung muss zum Handelsregister zusammen mit der Bestellung angemeldet werden (siehe oben). Die Befreiung im Einzelfall bedarf keiner Handelsregisteranmeldung.

Hier geht’s zur Beschlussvorlage für die generelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB.

Unser Beschlussmuster für die Befreiung im Einzelfall findest du hier.

Geschäftsordnung für die Geschäftsführung

Eine Geschäftsordnung dient dazu, gewisse Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten innerhalb der Geschäftsführung näher zu regeln.

Wenn nur ein Geschäftsführer bestellt ist, besteht die Geschäftsordnung regelmäßig vor allem aus einem Katalog von zustimmungsbedürftigen Geschäften, bei welchen der Geschäftsführer vor Vertragsschluss einen Zustimmungsbeschluss der Gesellschafter einholen muss.

Bei mehreren Geschäftsführern wird in einer Geschäftsordnung häufig zusätzlich eine Aufteilung der Geschäftsbereiche in Ressorts vorgenommen (z.B. technischer Bereich und kaufmännischer Bereich). Eine solche Ressortaufteilung (auch “Geschäftsverteilungsplan”) führt dazu, dass ein ressortfremder Geschäftsführer die Vorgänge in fremden Ressort nur noch begleitend überwachen muss. Hieraus resultiert eine entsprechende Verminderung des Haftungsrisikos für die einzelnen Geschäftsführer.

Weitere Inhalte sind regelmäßig Regelungen, wann Geschäftsführersitzungen abgehalten werden müssen und wie Beschlüsse gefasst werden können, und wie häufig an die Gesellschafter Bericht erstattet werden muss.

Eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung kann per Beschluss erlassen werden:

• durch die Gesellschafter oder,
• solange das nicht erfolgt ist, durch die Geschäftsführer selbst.

Bewährte Beschlussvorlagen für eine Geschäftsordnung stellen wir dir hier zur Verfügung:

Geschäftsordnung für einen einzelnen Geschäftsführer

Geschäftsordnung für mehrere Geschäftsführer